12 годин щотижня на звірку залишків вручну — хаос у закупівлях вбиває прибуток

Минулого місяця ми намагалися оновити прайси для десяти тисяч видів кріплення через звичайні таблиці в Excel. Я виділив двох менеджерів, які три дні вручну копіювали дані від постачальників, бо автоматична синхронізація постійно злітала. Ми використовували Google Sheets для проміжного контролю, але через людський фактор помилилися в ціні на анкери. Це призвело до того, що ми продали партію товару зі збитком у тридцять тисяч гривень. Зрештою, ми просто закрили прийом замовлень на сайті на пів дня, щоб усе доперевірити.

Найжахливіше — це відчуття повної безпорадності, коли клієнти телефонують, а менеджер не знає актуальної ціни. Це викликає величезну фрустрацію у команди, люди вигорають від монотонної клацанини кнопками. Я бачу, як мої найкращі продавці замість продажів займаються сортуванням рядків у таблицях. Через ці затримки ми втратили близько п'ятнадцяти відсотків потенційних замовлень за тиждень. Це справжній хаос, який демотивує всіх, включно зі мною як власником.

Проблема в системній відсутності єдиного алгоритму обробки різноформатних даних від двадцяти різних постачальників. Наша поточна система 1С застаріла і не вміє адекватно працювати з сучасними форматами імпорту без допомоги програміста. Ми не маємо штатного розробника, тому кожна зміна структури прайсу перетворюється на катастрофу. Процес побудований на милицях, де все тримається на пам'яті одного старшого комірника. Відсутність автоматизації робить нас неповороткими порівняно з великими мережами.

Тимчасово ми найняли фрілансера на платформі Freelance.ua, який за десять тисяч гривень написав нам скрипт для зведення таблиць. Також я особисто витратив вихідні, намагаючись через ChatGPT створити макроси для автоматичного порівняння артикулів. Ми доплатили менеджерам по п'ять тисяч гривень премії за понаднормову роботу ввечері. Загалом це рішення обійшлося нам приблизно у двадцять п'ять тисяч гривень прямих витрат за один цикл оновлення. Проте скрипт зламався вже через два тижні, коли постачальник змінив формат файлу.

Це було як пластир на відкриту рану — воно не лікує причину хвороби. Фрілансер зник після оплати, і тепер ніхто не знає, як полагодити той скрипт. Ми знову повернулися до ручного введення, що коштує мені часу найдорожчих працівників. Це рішення абсолютно неможливо масштабувати, адже при додаванні нових категорій інструменту навантаження зростає в геометричній прогресії. Я розумію, що ми просто спалюємо гроші на операційку замість того, щоб один раз впровадити розумну систему.