450 годин на місяць для заповнення карток товарів вручну — менеджери UkrShop24 вигорають та звільняються

Минулого місяця ми додавали лінійку побутової техніки від трьох нових вітчизняних виробників, а це майже 1200 позицій. Я змусив шістьох менеджерів вручну копіювати характеристики з PDF-файлів у наші таблиці Google Sheets та адмінку сайту. Ми витратили на цей процес близько 280 годин чистого часу, відклавши всі продажі на другий план. Використовували ChatGPT для рерайту описів, але кожну відповідь доводилося перевіряти та форматувати окремо. За цей період ми недоотримали прибутку приблизно на 150 000 гривень через фокус не на клієнтах.

Найважче — це рівень помилок через людський фактор і тотальна втома команди. Менеджери почали плутати габарити товарів та артикули, що призвело до 15 повернень за перший тиждень після запуску. Я бачив повну апатію в очах працівників, бо вони відчували себе роботами-копіпастерами, а не спеціалістами з продажів. Ця рутина вбиває будь-який креатив та бажання розвивати магазин. Ми втратили двох лояльних співробітників, які просто не витримали темпу монотонної роботи.

Системна причина полягає в повній відсутності автоматизації передачі даних від постачальників до нашої бази. У нас немає виділеного контент-менеджера, тому ці функції лягають на відділ продажу, який має займатися консультаціями. Наші інструменти — це застарілі Excel-файли та ручне введення, що абсолютно не масштабується для 18 людей. Процес побудований на хаотичних переписках у Telegram, де губляться інструкції та правки. Ми намагалися знайти фрілансерів, але вони не розуміють специфіку українських брендів.

Тимчасово ми найняли двох студентів на аутсорс через сервіс Kabanchik, щоб вони просто перебивали дані з прайсів. Це коштувало нам близько 25 000 гривень за один проект, плюс мій час на їхнє навчання та постійний контроль якості. Також придбали платну підписку на Notion для ведення бази знань, щоб хоч якось структурувати хаос. Витратили ще близько 300 доларів на різні плагіни для імпорту, які в результаті працювали криво. Це рішення допомогло закрити дірку, але не вирішило проблему в корені.

Це рішення абсолютно не масштабується, адже з кожним новим брендом нам знову треба шукати та навчати людей. Якість контенту від випадкових фрілансерів залишається низькою, тексти виходять сухими та не продають. Ми продовжуємо платити гроші за процес, а не за результат, і ці витрати постійно зростають. Крім того, я як CEO витрачаю до 15 годин на тиждень на мікроменеджмент цих процесів замість стратегії. Це «латки» на старому одязі, які відпадають при будь-якому збільшенні навантаження.