120 годин на синхронізацію залишків між Пром та Шопіфай — рутина, що вбиває прибуток

Минулого тижня ми знову виявили, що на Розетці товар є, а на складі фактично нуль, бо через Шопіфай все розкупили вночі. Мої менеджери вручну перевіряли кожну позицію в Гугл Таблицях, порівнюючи дані з Пром та нашої основної бази. Ми витратили на це три повних робочих дні, залучивши чотирьох людей, яким я плачу по вісімсот гривень за зміну. Використовували стандартні вивантаження в Ексель, але це жахливо незручно. В результаті ми втратили близько двадцяти тисяч гривень чистого прибутку через скасовані замовлення та незадоволених клієнтів.

Найважче — це постійний стрес менеджерів, які бояться отримати негативний відгук за відсутність товару. Коли клієнт телефонує, а ти не знаєш точно, чи є той смартфон на складі, це вибиває з колії. Я бачу, як дівчата вигорають від цієї механічної роботи, вони стають дратівливими та роблять помилки в цифрах. Це справжня фрустрація, бо замість продажів ми займаємося нескінченними звірками. Бізнес просто стоїть на місці, поки ми копаємося в рядках таблиць.

Системна проблема в тому, що наші інструменти не спілкуються між собою автоматично. Пром живе своїм життям, Шопіфай — своїм, а Ексель — це просто милиця, яка не оновлюється в реальному часі. У нас не вистачає технічного спеціаліста, щоб налаштувати нормальне АПІ, а готові рішення часто занадто дорогі або складні. Ми наче намагаємося керувати сучасним магазином за допомогою методів десятирічної давності. Це створює вузьке місце, де людський фактор стає головним ризиком для всієї компанії.

Ми спробували найняти фрілансера на Апворк, щоб він написав скрипт для автоматизації завантаження описів та залишків через ЧатДжіпіті. Заплатили йому п'ятсот доларів за першу версію, але вона постійно ламалася при оновленні платформи. Також я доручила одному менеджеру щогодини оновлювати статус у Трелло вручну, додавши їй до зарплати дві тисячі гривень премії. Це рішення обійшлося нам приблизно у двадцять п'ять тисяч гривень за місяць, враховуючи всі витрати. Але проблема все одно повертається кожні кілька днів.

Це рішення — звичайний пластир на відкриту рану, воно абсолютно не масштабується. Коли ми додаємо нову категорію товарів, скрипт починає видавати помилки, і ми знову повертаємося до ручного введення. Ми платимо за помилки, які можна було б автоматизувати один раз і назавжди. Це дорого, ненадійно і забирає купу часу в управлінців на постійний контроль. Я розумію, що ми просто спалюємо гроші на зарплати за роботу, яку мав би робити алгоритм.