150 годин на місяць на ручне оновлення залишків — команда вигорає через технічний хаос

Минулого місяця ми знову зіткнулися з тим, що ціни постачальників стрибають, а ми не встигаємо їх міняти в кабінеті Пром.юа та на сайті. Я змусила двох менеджерів вручну перевіряти прайси в Гугл Таблицях та копіювати дані в адмінку, на що пішло близько 120 годин робочого часу. Ми використовуємо звичайні Ексель-файли від п'яти різних дистриб'юторів, де структури таблиць постійно змінюються. Це призвело до того, що ми скасували 15 замовлень через неактуальну ціну, втративши близько 25 000 гривень чистого прибутку. Зараз ми намагаємося хоч якось зв'язати це через прості формули в Ноушн, але воно постійно ламається.

Найбільш нестерпним є людський фактор, бо менеджери просто ненавидять цю монотонну роботу і припускаються помилок у комах чи валютах. Я відчуваю постійну фрустрацію, бо замість розвитку продажів я працюю контролером цифр, а команда демотивована до краю. Коли клієнт телефонує і чує, що ціна на люстру вища на 40 відсотків, ніж на сайті, ми отримуємо порцію негативу та погані відгуки. Це вбиває наш рейтинг на маркетплейсі, який ми вибудовували роками. Вечорами я просто сиджу над монітором з відчуттям безсилля, бо цей процес нескінченний.

Системна проблема в тому, що наші інструменти безнадійно застаріли для такого обсягу асортименту. У нас немає єдиної автоматизованої системи, яка б зчитувала дані з різних форматів і синхронізувала їх без участі людини. Ми досі покладаємося на ручне введення, бо найняти розробника для написання парсерів під кожного постачальника — це дуже дорого для нашої невеликої команди. Вісім людей просто не в змозі фізично обробити 3000 карток товарів щотижня, а процеси прописані «на коліні». Нам критично бракує сучасних рішень на базі штучного інтелекту, які могли б розпізнавати ці дані самостійно.

Ми спробували найняти фрілансера на фріланс-біржі, щоб він написав нам скрипт для автоматизації, і заплатили за це близько 15 000 гривень. Також ми підключили преміум-аккаунт у сервісі моніторингу цін, що коштує нам ще 3 200 гривень щомісяця. Частково почали використовувати ЧатДжіпіті для генерації нових описів товарів, щоб хоч якось пришвидшити наповнення сайту. Це трохи розвантажило операційку, але скрипт зламався через тиждень, коли один із постачальників змінив формат свого прайсу. У підсумку я знову повернулася до ручного коригування даних у таблицях.

Це рішення було абсолютно немасштабованим і залежало від однієї людини, яка зникла після отримання оплати. Ми витратили гроші, але не отримали гнучкої системи, яку могли б налаштовувати самі без програмістів. Кожного разу, коли з'являється новий бренд, нам знову треба шукати когось, хто налаштує імпорт даних. Це дорого, довго і не дає мені як менеджеру впевненості в завтрашньому дні. Ми просто гасимо пожежі замість того, щоб побудувати автоматизований конвеєр, який працюватиме без нашої щохвилинної участі.