120 годин на місяць на ручне завантаження товарів — менеджери вигорають через нескінченні таблиці

Минулого місяця ми додавали нову лінійку розумних світильників, це близько чотирьохсот позицій. Я змусив двох менеджерів закинути продажі та вручну копіювати характеристики з ПДФ-каталогів постачальника у Гугл Таблиці. Ми витратили на це майже два тижні чистого часу, а за роботу фрілансера-контентника заплатили близько п'ятнадцяти тисяч гривень. Використовували звичайні таблиці та базовий редактор фото, щоб хоч якось привести все до ладу. Це був справжній хаос, бо терміни підтискали, а асортимент постійно оновлювався.

Найжахливіше — це людський фактор та монотонність, від якої очі лізуть на лоба. Менеджери робили помилки в артикулах, плутали потужність ламп, і потім ми отримували повернення від клієнтів, бо опис не відповідав реальності. Я відчував величезну фрустрацію, бо замість розвитку сервісу команда займалася копіпастом. Ми втратили потенційний прибуток, бо менеджери не встигали обробляти вхідні ліди через цю паперову роботу. Це демотивує людей сильніше, ніж низька зарплата.

Системна проблема в тому, що у нас немає автоматизованого містка між прайсом постачальника та нашими адмінками. Хорошоп та Пром мають свої специфічні імпорти, і кожен файл треба вилизувати вручну годинами. Наші інструменти — це застарілі Ексель-таблиці, які вже не тягнуть такий обсяг даних. Ми застрягли у процесах десятирічної давнини, де кожне слово опису пишеться з нуля людиною. Брак сучасного ПЗ змушує нас наймати більше рук замість того, щоб впроваджувати розумні алгоритми.

Тимчасово ми спробували використовувати ЧатДжипіті для генерації описів за ключовими словами, але це все одно вимагало копіювання кожного результату окремо. Я виділив додаткову премію менеджеру у розмірі п'яти тисяч гривень, щоб він досиджував вечорами та закінчив викладку. Разом із послугами копірайтера та витраченим часом штатних працівників, ця ітерація обійшлася компанії приблизно у тридцять дві тисячі гривень. Це було лише точкове закриття дірки, а не системне рішення.

Це рішення абсолютно не масштабується, бо наступного разу при новій поставці нам знову доведеться платити ці гроші. Ми просто спалили бюджет на ручну працю, яку можна було б автоматизувати один раз і назавжди. Я розумію, що фрілансери — це дорого і ненадійно, вони часто зникають або зривають дедлайни. Менеджери все одно незадоволені, бо їхня основна робота накопичується, поки вони граються з таблицями. Ми працюємо в режимі гасіння пожеж замість того, щоб побудувати конвеєр.