Як операційний менеджер «Електро-Стар» втрачає 120 годин на місяць через ручну обробку 500+ артикулів

Минулого тижня ми намагалися синхронізувати дані між нашою 1С та трьома рекламними кабінетами, оскільки ціни на електроніку нестабільні. Троє контент-менеджерів вручну перевіряли прайси постачальників та оновлювали картки товарів протягом 2 робочих днів. Через людський фактор ми допустили помилки у 15 позиціях, що призвело до скасування замовлень на суму понад 45 000 гривень. Це критично для нашого обороту в 150 млн грн, адже кожен репутаційний ризик б'є по лояльності клієнтів. Зрештою, ми просто зафіксували стару ціну на частину асортименту, щоб не втрачати продажі зовсім.

Найскладніше — це величезний обсяг неструктурованих даних від різних дистриб'юторів, які надсилають прайси у різних форматах. Кожен менеджер має свій темп роботи, і коли один закінчує першу сотню товарів, ціни на неї вже можуть знову змінитися. Нам важко підтримувати єдину точку істини для 70 співробітників компанії, які бачать різні дані в адмінці та в Excel-таблицях. Також виникають конфлікти між відділом закупівлі та відділом продажу через неактуальну інформацію про наявність на складі. Весь процес виглядає як гасіння пожеж замість планомірного розвитку.

Проблема коріниться у відсутності автоматизованого прошарку між постачальниками та нашою внутрішньою системою. Наші IT-спеціалісти завантажені підтримкою сайту, тому операційному відділу доводиться використовувати застарілі методи копіпасту. Кожна помилка в артикулі або ціні коштує нам не тільки грошей, а й рейтингу на маркетплейсах, який ми вибудовували роками. Ми відчуваємо, що впираємося в стелю масштабування, бо найм нових людей лише збільшує хаос, а не швидкість обробки даних. Це виснажує команду і змушує мене як менеджера займатися мікроменеджментом замість стратегії.

Ми спробували найняти додаткового аутсорс-модератора за 18 000 гривень на місяць для нічного оновлення позицій. Також ми придбали підписку на сторонній сервіс парсингу цін за $250 на місяць, щоб хоча б бачити конкурентів. Це рішення вимагало ще й впровадження додаткового скрипта для імпорту, розробка якого обійшлася нам у 12 000 гривень одноразово. Загалом, на підтримку цієї напівручної системи ми витрачаємо близько 35 000 гривень щомісяця, не враховуючи робочий час основних працівників. Це дало невелике полегшення, але радикально ситуацію з помилками не змінило.

Це рішення виявилося «милицею», яка потребує постійного нагляду та додаткових витрат. Аутсорсер все одно помиляється, а скрипт часто «падає» при зміні структури прайсу постачальника. Ми отримуємо дані з затримкою у 4-6 годин, що для ринку електроніки є занадто довгим терміном. Колектив залишається в стресі, бо система нестабільна, і будь-який збій зупиняє роботу всього магазину. Ми платимо за процес, а не за результат, і продовжуємо втрачати маржинальність через повільну реакцію на ринок.