450 годин на синхронізацію залишків вручну — менеджери вигорають через помилки у наявності товарів

Минулого місяця ми зіткнулися з тим, що замовлення на велику побутову техніку приходили одночасно з Розетки та Пром, а товар був останній. Наші три менеджери витрачають по 4 години щодня, просто переносячи дані з таблиць Excel у адмінки сайтів. Використовуємо Google Sheets як основну базу, але синхронізація відбувається з затримкою, що призводить до скасувань. Це коштує нам приблизно 25 000 гривень втраченого прибутку щотижня через негативні відгуки та штрафи маркетплейсів. Ми намагалися залучити фрілансера за 15 000 гривень, щоб він написав скрипт, але він постійно ламається.

Найбільше бісить людський фактор, бо коли менеджер втомлюється, він помиляється в артикулах. Це викликає справжній хаос, бо клієнт чекає на холодильник, а його вже немає на складі. Я відчуваю постійну напругу, бо мушу особисто перевіряти кожну позицію ввечері, щоб не було «зальотів» зранку. Операційно це нас гальмує, ми не можемо додавати нові категорії товарів, бо просто не встигнемо їх адмініструвати. Команда демотивована, бо замість продажів вони займаються механічним копіюванням цифр.

Системна проблема в тому, що наші поточні інструменти не спілкуються між собою автоматично. Ми виросли до 18 людей, але процеси залишилися на рівні стартапу з трьох друзів у гаражі. Відсутність єдиної шини даних змушує нас плодити копії однієї і тієї ж інформації в різних місцях. Старі методи управління через Trello вже не витримують навантаження за кількістю транзакцій. Ми вперлися в стелю, де масштабування означає лише найм ще більшої кількості людей на рутину.

Тимчасово ми вирішили це через ChatGPT та найм додаткового помічника на пів ставки за 12 000 гривень на місяць. Я через ChatGPT намагаюся генерувати формули для таблиць, щоб хоч якось автоматизувати перевірку дублікатів. Також ми купили платну підписку на сервіс інтеграції за 150 доларів на місяць, але він покриває лише частину функціоналу. Це рішення вимагає щоденного контролю з мого боку, що забирає мій час як операційного менеджера. Загалом витрати на підтримку цієї «кривої» схеми становлять близько 800 доларів на місяць.

Це рішення — як пластир на відкриту рану, воно не лікує причину. Помічник все одно може захворіти або звільнитися, і тоді вся система знову впаде на мої плечі. ChatGPT допомагає з кодом, але він не бачить всієї архітектури бізнесу, тому виникають конфлікти даних. Ми витрачаємо великі гроші на зарплати за роботу, яку мав би робити один робот за копійки. Це абсолютно не масштабується: якщо ми захочемо вийти на закордонні ринки, нам доведеться наймати ще п'ятьох людей.