120 годин на звітність Diia City вручну — бухгалтер Юлія втрачає 3 дні щомісяця на копіпаст

Минулого місяця я знову застрягла в Google Sheets, намагаючись звести дані по 35 спеціалістах для щомісячного звіту про відповідність. Потрібно було перевірити середню зарплату, яка має бути не менше 1200 євро, та кількість працівників. Я використовувала Notion для трекінгу виплат і вивантажувала все в Excel, щоб вручну порахувати податки за ставкою 5 відсотків. На цей процес я витратила близько 15 годин чистого часу, постійно перевіряючи кожну формулу. Загалом наша компанія витрачає на адміністрування цих процесів понад 45000 гривень щомісяця.

Найбільш виснажливим було постійне очікування помилки в розрахунках, бо будь-який відхил від критеріїв Diia City загрожує втратою статусу резидента. Я відчуваю неймовірну втому і фрустрацію, коли три дні поспіль займаюся лише копіюванням цифр з однієї таблиці в іншу. Це призводить до того, що стратегічні фінансові звіти для директорів відкладаються на кінець місяця. Керівництво нервує, бо не бачить актуальної маржинальності проектів вчасно. Один невірний крок у звітності може коштувати компанії сотні тисяч гривень штрафів або донарахувань.

Системна проблема полягає в тому, що стандартні українські бухгалтерські програми не адаптовані під специфіку гіг-контрактів та вимоги Diia City автоматично. У нас немає єдиної системи, де б поєднувалися дані з CRM для розробників та фінансовий облік. Ми досі використовуємо купу розрізнених інструментів, які не спілкуються між собою без моєї прямої участі. Процес побудований на 'ручному приводі', де людський фактор є головним ризиком. Брак автоматизації змушує мене працювати овертайми, за які компанія змушена доплачувати.

На даний момент ми вирішили залучити зовнішнього консультанта на фрілансі, який допомагає мені зводити складні таблиці в Excel раз на місяць. Це коштує нам додатково 600 доларів щомісяця за його послуги та консультації. Також я намагалася використовувати ChatGPT для написання макросів у таблицях, щоб хоч трохи пришвидшити обробку даних. Це частково допомогло, але все одно потребує моєї тотальної перевірки кожного результату. Виходить, що ми просто латаємо дірки замість того, щоб побудувати надійну систему.

Це рішення абсолютно не масштабується, бо з ростом команди до 50 людей витрати на фрілансера та мій час зростуть пропорційно. Фрілансер не несе відповідальності за фінальну звітність, тому я все одно витрачаю 10 годин на перевірку його роботи. Ми платимо гроші за те, щоб просто залишатися на плаву, а не за розвиток. Це дорого, ненадійно і забирає ресурс, який можна було б спрямувати на фінансове планування. Ми просто купуємо час, але не вирішуємо корінь проблеми застарілих інструментів.