12 годин на тиждень лише на звірку платежів — рутина, що вбиває розвиток фінтех компанії

Минулого місяця я витратила три дні на те, щоб звести дані з Jira та банківських виписок у Google Sheets для виплати бонусів сімдесяти співробітникам. Використовувала стандартні таблиці, де вручну перевіряла кожен закритий тікет та відповідність рейтів, що зафіксовані в Notion. Загалом на цей процес пішло близько сорока годин мого часу, а загальна сума виплат склала понад двісті тисяч доларів. Це супроводжувалося постійним копіюванням даних та страхом припуститися помилки в розрахунках податків для ФОПів.

Найважчим був момент, коли я знайшла розбіжність у триста доларів після того, як відомості вже були сформовані. Це викликає неймовірну фрустрацію, бо доводиться перевіряти кожен рядок заново, відчуваючи величезну відповідальність перед командою. Через таку завантаженість я не встигаю займатися фінансовим плануванням та аналізом маржинальності наших продуктів. Команда бачить мою втому, а бізнес втрачає темп, бо стратегічні рішення приймаються на основі застарілих даних.

Системна проблема полягає в повній відсутності синхронізації між нашою CRM, трекером завдань та банківськими сервісами. Ми використовуємо застарілу модель ручного перенесення даних, яка не масштабується разом із ростом компанії до сімдесяти людей. У нас немає єдиного джерела істини, тому дані в Excel часто конфліктують із реальними звітами розробників. Це створює інформаційний хаос, який неможливо подолати простим збільшенням штату бухгалтерів.

Ми намагалися частково автоматизувати процес, найнявши фрілансера-розробника для написання скрипта на Python, що коштувало нам вісімсот доларів. Також я почала використовувати ChatGPT для написання складних формул у таблицях, щоб хоч трохи швидше рахувати ПДВ та комісії. Це рішення допомогло скоротити час на технічну роботу десь на п'ятнадцять відсотків. Проте скрипт часто ламається після оновлення Jira, і мені знову доводиться повертатися до ручного контролю.

Це рішення нагадує пластир на відкритій рані, бо воно не вирішує проблему комплексно і вимагає постійної підтримки. Кожен раз, коли фрілансер зникає або скрипт видає помилку, я витрачаю ще більше часу на виправлення наслідків автоматизації. Воно абсолютно не масштабоване, і якщо ми наймемо ще десять людей, система просто розвалиться. Ми продовжуємо платити за помилки та мій дорогоцінний час, замість того щоб впровадити надійний штучний інтелект.