45 годин на підрахунок бонусів розробникам — фінансовий менеджер витрачає тиждень на таблиці замість стратегії

Минулого місяця я знову застряг у Google Sheets на три дні, намагаючись звести дані з Jira та нашої внутрішньої системи обліку часу. У нас 18 людей, і кожен працює над різними проєктами для Європи, тому треба враховувати різні ставки та комісії. Я вручну перевіряв кожен запис, щоб виплатити близько 450 000 гривень зарплат без помилок. Використовував ChatGPT для написання складних формул у таблицях, але це все одно забирає купу часу. Кожного разу боюся помилитися на долар, бо розробники дуже прискіпливі до цифр.

Найбільше дратує хаос у вхідних даних, бо хлопці часто заповнюють звіти в останній момент. Я відчуваю постійну напругу, адже будь-яка помилка в розрахунках коштує компанії репутації перед командою. Коли я бачу 18 різних звітів, у мене починає сіпатися око, бо я втрачаю цілий робочий тиждень просто на копіювання цифр. Це виснажує емоційно, і я відчуваю себе не фінансовим менеджером, а друкарською машинкою. Через цю рутину я не встигаю вчасно підготувати звіти про прибутковість для директора.

Проблема в тому, що у нас немає єдиної системи, яка б автоматично пов'язувала виконання задач із фінансовим обліком. Наші інструменти — це розрізнені Notion для документації та Trello для дрібних тасків, які ніяк не спілкуються між собою. Ми виросли до 18 людей, але процеси залишилися на рівні стартапу з трьох засновників. Мені не вистачає автоматизованого містка, який би збирав дані без моєї прямої участі. Системно ми просто переросли ручний облік, але ще не купили дороге корпоративне рішення.

Поки що я вирішив це за рахунок овертаймів та залучення помічника на фрілансі для перевірки даних. Я плачу фрілансеру близько 400 доларів на місяць, щоб він просто звіряв години в Jira з моїми таблицями. Також я витратив близько 20 годин свого часу, щоб налаштувати Zapier для часткового переносу даних, але він постійно ламається. Це обходиться компанії приблизно в 1200 доларів щомісяця, якщо рахувати мою зарплату та оплату фрілансера. Це допомагає не з'їхати з глузду, але проблему не усуває.

Це рішення — звичайна латка, яка не дозволяє нам масштабуватися далі. Якщо ми наймемо ще 5 розробників, я просто завалюся під лавиною цих таблиць. Фрілансер часто помиляється, і мені все одно доводиться за ним перевіряти, що подвоює роботу. Ми витрачаємо великі гроші на неефективний процес, який не дає ніякої аналітики в реальному часі. Я хочу натискати одну кнопку і бачити фінансовий результат, а не чекати тиждень на закінчення розрахунків.