45 годин на звірку платежів по 70 розробниках щомісяця — рутина, яка вбиває фокус фінансового менеджера

Минулого місяця я витратила майже три повні робочі дні, щоб звести всі виплати у Google Sheets. У нас 70 людей, у кожного свої рейди, бонуси за овертайми та компенсації за навчання, що разом складає фонд близько 180 000 доларів. Я вручну переносила дані з Trello, де менеджери фіксують виконання задач, у велику таблицю. Кожну цифру доводилося перевіряти двічі, щоб не помилитися на долар, бо програмісти дуже прискіпливі. Це був справжній марафон з кавою та калькулятором.

Найбільше дратує те, що дані розкидані по різних системах і часто не збігаються. Коли я знаходжу помилку в останній момент, мені хочеться просто закрити ноутбук і піти, бо треба перераховувати всю відомість. Через цю рутину я не встигаю займатися стратегічним плануванням бюджету на наступний квартал. Компанія втрачає динаміку, а я відчуваю себе не фінансовим менеджером, а просто оператором введення даних. Це страшенно виснажує емоційно.

Системна проблема в тому, що наші внутрішні процеси не встигли за ростом компанії. Коли нас було 20, таблиці працювали, але на 70 людях вони просто розвалюються. У нас немає єдиного софту, який би об’єднував трекер часу, CRM та банківські виписки. Ми досі використовуємо застарілу модель ручного копіювання, бо айтішники зайняті клієнтськими проектами. В результаті ми маємо «зоопарк» інструментів, які не розмовляють один з одним.

Я спробувала делегувати частину роботи помічниці на фрілансі, платячи їй близько 600 доларів на місяць. Також ми намагалися використовувати ChatGPT для написання скриптів у таблицях, щоб хоч трохи автоматизувати сумування. Це допомогло скоротити час на 10 годин, але помилки все одно виникали через людський фактор. Загалом, на підтримку цієї «кривої» системи ми витрачаємо купу часу та грошей щомісяця. Це було лише тимчасове рішення, щоб не зійти з розуму.

По-перше, фрілансер не несе відповідальності за конфіденційність фінансових даних наших співробітників. По-друге, ChatGPT часто помиляється у складних формулах, якщо йому не дати ідеальний контекст. Кожного разу, коли додається новий розробник, систему доводиться підлаштовувати заново. Це абсолютно не масштабується: якщо ми виростемо до 100 людей, я просто потону в цих файлах. Нам потрібна системна автоматизація, а не чергові «костурі».