15 годин щомісяця на розрахунок податків Дія Сіті вручну — паперовий хаос в ІТ-компанії вбиває продуктивність

Минулого місяця я витратив три повних робочих дні, щоб звести всі виплати нашим вісьмом фахівцям у складній таблиці Google Sheets. Оскільки ми використовуємо режим Дія Сіті, мені доводиться вручну перевіряти відповідність критеріям середньої зарплати, що перевищує 1200 євро, та розраховувати п'яти відсотковий податок на дохід. Для обліку бонусів я використовую Notion, але дані часто розсинхронізуються, тому доводиться перепровіряти кожну цифру тричі. Загалом на цей процес та підготовку звітів для податкової ми витрачаємо близько 45000 гривень мого робочого часу щомісяця. Це виснажливо, бо будь-яка помилка в одну гривню може призвести до втрати статусу резидента.

Найбільше дратує постійна зміна вхідних даних та необхідність тримати в голові купу нюансів законодавства. Я відчуваю неймовірну втому та фрустрацію, коли після десяти годин роботи над звітом виявляється, що хтось із розробників забув внести свій лікарняний у Trello. Це створює касові розриви, бо ми не можемо вчасно спрогнозувати чистий прибуток компанії для засновників. Через такі затримки ми вже двічі сплачували пеню за несвоєчасну реєстрацію податкових накладних. Це не просто робота, це постійний стрес, який заважає мені займатися стратегічним фінансовим плануванням.

Системна проблема полягає в тому, що наші поточні інструменти абсолютно не адаптовані під специфіку ІТ-бізнесу з моделлю гіг-контрактів. Ми досі використовуємо застарілу версію локальної бухгалтерської програми, яка не вміє автоматично підтягувати дані з банківських виписок по валютних рахунках. Процес передачі інформації від технічного ліда до мене побудований на словах або в хаотичних повідомленнях у месенджерах. У нас немає єдиного вікна правди, де б фінанси, кадри та проєктний менеджмент були пов'язані між собою. Це класичний приклад поганого процесу, де людський фактор стає критичною точкою відмови.

На даному етапі ми намагалися частково автоматизувати рутину за допомогою ChatGPT, щоб він писав скрипти для об'єднання наших таблиць у Google Sheets. Також ми найняли фрілансера-консультанта за 600 доларів, який допоміг налаштувати базові шаблони звітів. Я особисто витратив вихідні на вивчення нових формул, щоб хоч якось пришвидшити обробку даних. Це рішення коштувало нам приблизно 25000 гривень за разове налаштування та купу мого вільного часу. Проте, це все одно залишається напівзаходом, який вимагає мого постійного контролю.

Це рішення абсолютно не масштабується, бо як тільки ми наймемо ще двох розробників, мої скрипти в таблицях почнуть «ламатися». Фрілансер налаштував систему під себе, і тепер я знову залежу від сторонньої людини, якщо щось піде не так. Використання ChatGPT допомагає лише з дрібними завданнями, але не вирішує питання цілісності даних між різними сервісами. Це дуже дорого в довгостроковій перспективі, адже ми платимо за «латки» на старому одязі замість того, щоб купити новий костюм. Ми просто марнуємо гроші компанії на підтримку неефективного хаосу.