40 годин на місяць на звірку інвойсів вручну — фінансовий менеджер витрачає тиждень життя на рутину

Минулого вівторка я знову сів за наші таблиці в Google Sheets, щоб звести дані по п'яти проектах для клієнтів із Німеччини. Мені довелося вручну перевіряти кожен тайм-трек у Jira та порівнювати їх із виписками з Wise та валютними рахунками. Загалом ми оперуємо сумами близько 120 000 доларів щомісяця, і кожна помилка в комісії банку коштує нам грошей. Я витратив на це два повних робочих дні, використовуючи лише Notion для нотаток та калькулятор. Це виснажливий процес, де доводиться постійно перемикатися між вкладками браузера та банківським додатком.

Найбільше дратує те, що дані розкидані по різних системах, і немає єдиного джерела істини. Я відчуваю постійну тривогу, що пропущу якийсь платіж або неправильно нарахую бонус розробнику, бо одна цифра в Sheets полетіла. Через цю рутину я не встигаю займатися фінансовим плануванням, хоча керівництво чекає від мене стратегічних звітів. Це демотивує, коли ти професійний фінансист, а працюєш як копіпаст-машина. В результаті ми затримали виплату премій на три дні, що викликало невдоволення в команді.

Проблема системна — ми виросли до тридцяти п'яти людей, але процеси залишилися на рівні стартапу з трьох засновників. У нас немає автоматизованої інтеграції між CRM, де лежать контракти, та банківськими виписками. Бухгалтерія ведеться окремо, а управлінський облік — окремо в Excel, який вже ледь відкривається через обсяг даних. Нам не вистачає єдиного алгоритму, який би збирав ці дані в один звіт без моєї участі. Старі інструменти просто не витримують навантаження при роботі з багатьма валютами та різними типами контрактів.

Тимчасово ми вирішили залучити помічника на фрілансі, якому платимо 600 доларів на місяць за первинну обробку даних. Також я намагався використовувати ChatGPT для написання складних макросів у таблицях, щоб хоч трохи пришвидшити обчислення. Це обійшлося нам у додаткові витрати часу на перевірку роботи фрілансера та виправлення помилок у коді. Загалом, підтримка цієї напівручної системи коштує компанії близько 1500 доларів щомісяця, якщо рахувати мою зарплату та оплату помічника. Це рішення дозволило мені видихнути на тиждень, але проблему не зняло.

Це рішення абсолютно не масштабується, бо з кожним новим клієнтом кількість помилок тільки зростає. Фрілансер часто помиляється, бо не розуміє контексту наших проектів, і мені все одно доводиться все перевіряти за ним. Використання ChatGPT допомагає лише з формулами, але не вирішує питання імпорту даних з банків. Ми просто латаємо дірки замість того, щоб побудувати надійний фундамент для зростання компанії. Це дорого, ненадійно і все одно забирає забагато мого управлінського ресурсу.