120 годин на місяць на ручне планування ресурсів — Тетяна Міграційна про хаос у логістичному SaaS

Минулого місяця я намагалася звести графіки тридцяти п'яти людей у величезній таблиці Google Sheets, щоб зрозуміти, хто вільний для нового спринту. Я витратила на це три повних робочих дні, постійно звіряючи дані з Jira та особистими повідомленнями в Slack. Використовувала Notion для фіксації відпусток, але дані постійно розходилися, що призвело до простою двох розробників. У підсумку ми втратили близько двох тисяч доларів через неправильно оцінені терміни запуску модуля складу. Це був справжній адміністративний жах, який повторюється щомісяця.

Найважче — це постійна неактуальність даних, яка викликає страх припуститися помилки. Коли я бачу, що розробник записаний на два проекти одночасно, я відчуваю повне безсилля та втому. Це демотивує команду, бо люди або перевантажені, або сидять без діла, чекаючи на завдання. Бізнес страждає, бо ми зриваємо дедлайни перед клієнтами, а я виглядаю як неефективний менеджер. Це постійний стрес, який не дає сфокусуватися на стратегічних завданнях розвитку компанії.

Системна проблема полягає у відсутності єдиного джерела істини та автоматизації процесів. Наші інструменти не спілкуються між собою, тому я працюю як живий міст між різними сервісами. Компанія виросла до тридцяти п'яти людей, але процеси залишилися на рівні стартапу з п'яти осіб. У нас немає виділеного ресурсного менеджера, а існуючі таск-менеджери не дають загальної картинки зайнятості. Це класична криза росту, де старі методи ручного керування в Excel більше не працюють.

Я спробувала делегувати частину збору даних фрілансеру-асистенту, якому ми платили чотириста доларів на місяць. Він мав щодня оновлювати статус завдань у таблиці, витягуючи інформацію з чатів. Також я почала використовувати ChatGPT для написання скриптів, які мали б стягувати дані з API Jira. На це рішення ми витратили загалом близько тисячі доларів за два місяці, враховуючи мій час на навчання асистента. Це допомогло лише частково, бо помилки все одно виникали через людський фактор.

Це рішення виявилося лише пластиром на відкриту рану, бо воно не масштабується. Асистент часто помилявся в контексті технічних завдань, а скрипти на базі ChatGPT постійно ламалися після оновлень системи. Я все одно витрачаю по п'ятнадцять годин на тиждень на перевірку його роботи, що не економить мій час. Ми платимо гроші за процес, який залишається крихким і залежним від однієї людини. Це дорого, ненадійно і не дає нам впевненості при плануванні наступних кварталів.