120 годин на місяць на ручне заповнення пропозицій: як відділ продажів втрачає фокус та гроші

Минулого місяця ми готували три великі офери для клієнтів із Польщі та Німеччини, і це був справжній хаос. Я та двоє моїх лід-менеджерів витратили понад 40 годин чистого часу, збираючи дані з Notion та старих Google Sheets, щоб розписати стек технологій. Ми використовували ChatGPT для перекладу та корекції текстів, але все одно довелося вручну перевіряти кожну кому. Цей процес обійшовся компанії приблизно у 2500 доларів, якщо рахувати лише наші зарплати за ці години. Зрештою, ми просто копіювали блоки з минулих проєктів, сподіваючись, що нічого не наплутали.

Найбільше дратує те, що замість реальних продажів та спілкування з клієнтами, ми перетворюємося на друкарок. Я відчуваю величезну втому, коли бачу черговий запит на 20 сторінок специфікацій, бо знаю, що вечір п'ятниці пройде в Excel. Це демотивує команду, хлопці вигорають і починають допускати дурні помилки в цифрах. Через таку неуважність ми ледь не втратили контракт на 50 тисяч євро, бо вказали неправильні терміни розробки модуля безпеки. Це постійний стрес, який заважає масштабувати відділ.

Проблема системна: у нас немає єдиної бази знань, яка б автоматично підтягувала актуальний досвід розробників у комерційну пропозицію. Наші процеси застрягли на рівні ручного копіпасту, бо інструменти на кшталт Trello не дають змоги швидко генерувати складні документи. Бракує автоматизованого містка між технічним відділом та відділом продажів, тому ми щоразу винаходимо велосипед. Ми виросли до 70 людей, але досі працюємо як маленький стартап на коліні. Старі методи просто не витримують навантаження при роботі з великими банками.

Ми спробували найняти окремого копірайтера-технаря на фрілансі, щоб він структурував наші кейси та допомагав з описом рішень. Платили йому близько 800 доларів на місяць за часткову зайнятість та підготовку шаблонів. Також купили платну підписку на розширений сервіс автоматизації документів, що коштувало ще 150 доларів щомісяця. Це трохи розвантажило менеджерів, але не вирішило проблему повністю, бо фрілансер не розуміє специфіки фінтеху так глибоко, як ми. Довелося все одно переробляти за ним половину роботи.

Це рішення виявилося лише дорогим пластиром на відкриту рану, воно абсолютно не масштабується. Фрілансер часто затримує роботу, а витрати на нього та софт уже перевищили 1000 доларів на місяць без гарантованого результату. Це не прибрало людський фактор: менеджери все одно витрачають час на постановку задач та перевірку правок. Я розумію, що ми просто спалюємо бюджет компанії на підтримку неефективного процесу. Нам потрібна система, де штучний інтелект сам збиратиме дані, а не черговий посередник.