Як операційний менеджер у SoftPro Ukraine заощадив 45 годин щомісяця на звітності для 18 розробників

Минулого місяця ми зіткнулися з тим, що 18 розробників заповнювали Jira та Clockify нерівномірно, що призвело до затримки інвойсів на 5 робочих днів. Мені довелося вручну звіряти понад 120 логів за тиждень, щоб виставити коректні рахунки європейським клієнтам. Це критично для фінтех-галузі, де помилка в 1 годині може коштувати нам репутації перед великим замовником. У результаті я витратив близько 15 годин лише на механічне копіювання даних з однієї таблиці в іншу. Ми ледь не пропустили термін оплати податків через ці затримки у розрахунках.

Найскладнішим було зібрати дані з різних екосистем: частина команди працює в GitHub, інша — суто в Jira, а фінтех-клієнт вимагає деталізацію в Excel. Кожен розробник має свій рейт, і при 18 співробітниках кількість комбінацій для перевірки стає величезною. Потрібно було враховувати різні валютні курси для виплат і податків, що додавало ще більше хаосу. Постійні уточнення в Slack забирали весь мій робочий день, не залишаючи часу на стратегічне планування. Будь-яка людська помилка в цифрах могла призвести до фінансових втрат компанії.

Складність полягає у відсутності єдиного джерела істини для всіх операційних процесів у нашій невеликій команді. Оскільки ми працюємо з європейським ринком, вимоги до звітності дуже суворі, а наші внутрішні інструменти не інтегровані між собою. Я відчував себе «живим мостом» між розробниками та бухгалтерією, що є вкрай неефективним використанням ресурсу менеджера. Кожного разу, коли хтось забував залогінити час, увесь ланцюжок звітності валився як доміно. Це створювало високий рівень стресу та ризик вигорання через монотонну роботу.

Я спробував впровадити кастомний скрипт на Python, який мав би збирати дані через API, але його розробка та підтримка коштувала нам близько $1,200 за робочий час девелопера. Ми також підключили платний плагін для автоматизації звітів, який обходиться у $150 щомісяця. Це частково допомогло, але все одно потребувало близько 5 годин мого часу на місяць для ручного коригування помилок скрипта. Витрати на підтримку цього «костурлявого» рішення виявилися вищими, ніж ми очікували спочатку. Загалом запуск цієї напівсили обійшовся компанії у понад $2,000 прямих та непрямих витрат.

Це рішення було не крутим, бо воно не було гнучким: будь-яка зміна у структурі проекту в Jira ламала весь скрипт. Ми продовжували платити за підписки, які не покривали 100% наших потреб, і я все одно залишався «вузьким місцем» у процесі. Автоматизація була частковою, і мені досі доводилося вручну перевіряти коректність вивантажених даних перед відправкою клієнту. Це не дало мені можливості повністю відійти від операційки та зайнятися масштабуванням команди. Крім того, розробники скаржилися на складність нової системи звітності, що знижувало їхню продуктивність.