120 годин на місяць на звіти для клієнтів — операційний менеджер вигорає від таблиць

Минулого місяця я витратила майже три повних робочих дні, щоб звести дані з Trello та Google Sheets у єдиний фінансовий звіт для нашого директора. У нас вісім розробників, і кожен веде лог годин по-своєму, тому доводиться вручну перевіряти кожну задачу. Я використовую ChatGPT для очищення тексту, але основна математика все одно в таблицях. Це коштує компанії приблизно 1400 доларів моєї зарплати, якщо рахувати лише витрачений час на цю рутину. Кожен рахунок для європейських замовників стає для мене справжнім випробуванням на уважність.

Найскладніше — це нескінченна перевірка помилок, бо один неправильний символ у таблиці ламає всі формули. Я відчуваю неймовірну втому та фрустрацію, коли о другій годині ночі шукаю, куди зникли 200 доларів прибутку по одному з проєктів. Через таку завантаженість я не встигаю займатися стратегічним плануванням та наймом нових фахівців. Бізнес стоїть на місці, бо операційний менеджер працює як дорогий калькулятор. Це демотивує і створює ризик фатальної помилки у взаєморозрахунках з клієнтами.

Проблема системна, адже наші процеси залишилися на рівні стартапу з трьох людей, хоча нас уже вісім. Ми використовуємо застарілі методи збору даних, де кожен розробник заповнює свою окрему вкладку. Інструменти не інтегровані між собою, тому дані постійно дублюються або губляться при копіюванні. У нас просто немає єдиного автоматизованого джерела правди, яке б підтягувало рейтів розробників автоматично. Це класичний хаос, який виникає при швидкому масштабуванні без належної ІТ-інфраструктури.

Ми спробували найняти помічника на фрілансі за 600 доларів на місяць, щоб він просто переносив цифри з одного місця в інше. Це частково зняло з мене навантаження, але додало проблем з безпекою даних та менеджментом нової людини. Також я купила платну підписку на спеціалізований сервіс трекінгу за 120 доларів на місяць. Загалом ми витрачаємо понад 700 доларів щомісяця на підтримку цієї напівручної системи. Це рішення виглядає як «костур», який допомагає йти, але не дає бігти.

Це рішення абсолютно не масштабується, бо з кожним новим розробником кількість ручної роботи зростає в геометричній прогресії. Фрілансер часто помиляється, і мені все одно доводиться перевіряти його роботу, що нівелює всю економію часу. Платний сервіс не враховує специфіку наших фінтех-контрактів, де є багато додаткових умов. Ми продовжуємо платити гроші за інструменти, які не вирішують проблему повністю, а лише маскують її. Це дорого, ненадійно і заважає нам брати більше проєктів у роботу.