45 годин на звірку дебіторки щомісяця — ручний хаос, який вбиває фінансовий відділ логістичної компанії

Минулого тижня я знову сиділа до десятої вечора, бо наші дані в Excel не збігалися з банківськими виписками. Ми використовуємо Google Sheets для зведення таблиць, але через велику кількість дрібних перевезень хтось постійно робить помилку в одну цифру. Я вручну перевіряла кожен рядок, намагаючись знайти втрачені 15 000 гривень серед сотень транзакцій. Це виснажливий процес, який забирає час від стратегічного планування бюджету компанії. Зараз ми витрачаємо на ці перевірки близько трьох робочих днів щомісяця.

Найважче — це монотонність та постійний страх помилитися, адже від цього залежать виплати водіям. Я відчуваю неймовірну втому та фрустрацію, коли після п'яти годин пошуку виявляється, що це просто технічна помилка копіювання. Це демотивує всю команду, бо замість розвитку бізнесу ми займаємося цифровою археологією. Наслідки для компанії критичні: затримки у звітах призводять до несвоєчасного виставлення нових рахунків, що гальмує наш кешфлоу.

Системна проблема полягає у відсутності єдиної автоматизованої інтеграції між нашою логістичною програмою та банківськими сервісами. Наші 70 працівників генерують величезний потік документів, а процеси залишилися на рівні малого бізнесу. Ми намагалися використовувати Trello для контролю завдань, але це не рятує від помилок у самих даних. Нам катастрофічно бракує сучасних інструментів обробки великих масивів інформації, а наймати ще одного бухгалтера — це занадто дорого для бюджету.

На даний момент ми просто залучаємо помічника на фрілансі, який за 12 000 гривень на місяць робить первинну звірку даних. Також я почала використовувати ChatGPT для написання простих скриптів у Excel, щоб хоч трохи пришвидшити порівняння стовпчиків. Це рішення коштує нам приблизно 500 доларів щомісяця, враховуючи оплату фрілансера та мій власний понаднормовий час. Проте це лише «пластир» на глибоку рану, бо якість перевірки все одно залишається сумнівною.

Це рішення абсолютно не масштабується, оскільки кількість клієнтів зростає, а фрілансер не несе відповідальності за фінансові помилки. Використання ChatGPT на базовому рівні допомагає лише частково, бо я не маю повноцінної системи автоматизації. Ми витрачаємо значні кошти на підтримку неефективного процесу замість того, щоб один раз налаштувати надійний алгоритм. Кожного разу, коли приходить новий великий клієнт, я з жахом думаю про збільшення кількості таблиць.