120 годин на місяць на ручне прорахування логістичних маршрутів — менеджери вигорають, а клієнти чекають годинами

Минулого тижня нам прийшов запит на доставку збірного вантажу в три різні точки, і я витратила чотири години лише на звірку тарифів у таблицях Гугл Шітс та переписку з перевізниками. Раніше ми намагалися структурувати це в Трелло, але коли позицій більше десяти, починається повний хаос із цифрами. У результаті я вручну рахувала кожен кілометр і митні збори, що забрало купу часу, який я мала витратити на активні продажі. За моїми підрахунками, компанія втрачає близько 25 000 гривень щомісяця лише через мою неефективність у таких розрахунках.

Найбільше дратує те, що ціни на пальне та послуги митниці постійно стрибають, і мені доводиться перевіряти актуальність даних по декілька разів. Я відчуваю величезну втому, бо замість того, щоб спілкуватися з клієнтами, я працюю як калькулятор. Коли клієнт чекає на комерційну пропозицію три години, він просто йде до конкурентів, які відповідають за п'ятнадцять хвилин. Це фруструє, бо я бачу, як бонуси пропливають повз мене через повільні процеси.

Проблема системна: у нас тридцять п'ять людей у штаті, але ми досі використовуємо застарілу базу даних, яка не синхронізується з реальними залишками на складах та графіками водіїв. Логісти передають інформацію в особисті повідомлення, і ці дані губляться або застарівають швидше, ніж я встигаю їх опрацювати. Відсутність єдиного автоматизованого інструменту змушує нас робити подвійну роботу. Ми не маємо інтегрованої системи, яка б поєднувала CRM та логістичний модуль.

Ми спробували найняти фрілансера на Апворк, щоб він прописав нам скрипти для автоматизації в Ексель, заплативши за це близько 800 доларів. Також я почала використовувати безкоштовну версію ЧатДжипіті, щоб хоча б структурувати тексти листів для іноземних партнерів. Це трохи допомогло, але скрипти постійно ламаються, коли змінюється формат вхідних даних від перевізників. Фактично, ми витратили гроші на «милиці», які не вирішують проблему глобально.

Це рішення абсолютно не масштабується, бо кожного разу, коли ми додаємо новий напрямок, наприклад, Албанію, скрипти треба переписувати заново. Я витрачаю ще більше часу на контроль того, чи правильно спрацювала формула, ніж якби рахувала сама. Ми залишаємося прив'язаними до однієї людини, яка розуміє, як працює той файл. Це дорого, ненадійно і створює величезні ризики для точності фінансових звітів компанії.