Як бухгалтер компанії «Логістика UA» витрачає 45 годин на місяць на звірку митних платежів з Китаю

Минулого вівторка я вручну звіряв 15 митних декларацій із виписками з казначейського рахунку, щоб не допустити переплати. На кожну позицію в інвойсі йде близько 20 хвилин, а їх у нас було понад 120 одиниць у цій партії. Доводилося паралельно вести таблицю в Excel і перевіряти курси валют на дату розмитнення. Весь процес зайняв 3 повних робочих дні, через що я затримав виплату зарплати 8 співробітникам. У результаті ми виявили помилку в 12 400 гривень, але витрачений час коштував компанії дорожче.

Найбільша складність — це людський фактор при копіюванні артикулів та сум з ПДФ-сканів митниці. Наші партнери в Китаї часто змінюють специфікації в останній момент, тому дані в інвойсі та реальній декларації не збігаються. Мені доводиться вручну перераховувати кожне мито, враховуючи специфічні коди УКТ ЗЕД. Будь-яка помилка в одну цифру призводить до того, що податкова блокує наші накладні. Це створює величезний стрес, бо від моїх цифр залежить рух вантажу на складі.

Це складно, бо наша 1С не інтегрована з митними сервісами автоматично, і дані доводиться «забивати» пальцями. Логістика з Китаю має багато прихованих витрат, таких як демередж або додаткові збори в портах, які важко структурувати. Кожна з 8 осіб у команді чекає від мене чіткої собівартості товару для клієнта, а я не можу її дати без фінального звіту. Відсутність єдиного вікна для обробки документів робить роботу бухгалтера хаотичною. Величезний обсяг неструктурованої інформації просто вибиває з колії.

Ми вирішили це шляхом найму додаткового асистента на фрілансі, який просто переносив дані з документів у таблиці. Це коштувало нам близько 12 000 гривень на місяць, не враховуючи витрат часу на його навчання та перевірку роботи. Окрім цього, ми докупили модуль для 1С за 4 500 гривень, який мав би автоматизувати частину процесів. Проте система все одно вимагала ручного коригування 60% операцій. Загалом, розв'язання проблеми обійшлося компанії у 16 500 гривень лише за минулий місяць.

Рішення виявилося неефективним, бо асистент все одно робив помилки, які мені доводилося виправляти вночі. Модуль для 1С виявився занадто «дубовим» і не розумів специфіку китайських інвойсів з ієрогліфами. Ми витратили гроші, але мій особистий час як головного бухгалтера не звільнився. Навпаки, додалося управління ще однією людиною та технічна підтримка софту. В результаті швидкість обробки вантажів не зросла, а витрати на адміністрування збільшилися на 15%.