Як HR-менеджер логістичної компанії на 70 людей втрачає 45 годин на місяць через плинність водіїв

Минулого місяця нам терміново знадобилося закрити 5 вакансій водіїв через сезонне пікове навантаження. Я витратила понад 30 годин тільки на первинний скринінг 120 відгуків та телефонні інтерв'ю з кандидатами, які часто не відповідали вимогам. Паралельно довелося вручну перевіряти їхні водійські посвідчення та медичні довідки через три різні реєстри. В результаті ми найняли лише 3 людей, а 2 машини простояли на базі 10 днів. Це призвело до прямих збитків компанії у розмірі близько 85 000 гривень через невиконані замовлення.

Найскладнішим виявився процес фільтрації нерелевантних кандидатів, які просто масово розсилають резюме. Близько 70% претендентів не мали досвіду роботи з категорією С1, хоча це було чітко вказано у вакансії. Мені доводилося кожному телефонувати особисто, щоб уточнити технічні деталі та готовність до нічних змін. Це забирало весь мій робочий день, не залишаючи часу на адаптацію вже існуючих 70 співробітників. Також було важко синхронізувати графік співбесід з керівником автопарку, який постійно перебуває у роз'їздах.

Проблема в тому, що у нас немає автоматизованої системи для збору та попередньої кваліфікації лідів саме для логістичної сфери. Кожен відгук з Work.ua чи Robota.ua доводиться обробляти вручну в Excel-таблиці, що створює хаос. Кандидати-водії дуже швидко знаходять іншу роботу, тому якщо я не зателефоную протягом 2 годин, вони вже втрачені. Відсутність єдиної бази з історією комунікації призводить до того, що ми по колу дзвонимо людям, які нам вже не підійшли пів року тому. Постійний стрес через терміновість закриття вакансій виснажує і знижує якість підбору.

Ми спробували залучити зовнішнє рекрутингове агентство, щоб вони зняли з мене частину навантаження по масовому персоналу. За підбір 5 водіїв ми заплатили агентству комісію у розмірі 40 000 гривень, що становить близько 50% від місячного окладу кожного найнятого. Вони надали нам воронку з 15 перевірених кандидатів, з яких ми обрали фіналістів. Хоча це зекономило мій час, бюджет компанії суттєво постраждав, і керівництво залишилося невдоволеним такими витратами. Також нам довелося витратити ще 5 000 гривень на платне просування вакансій у Facebook та Viber-групах міста.

Рішення було неефективним, бо воно не створило довгострокового активу для компанії — ми просто купили разову послугу. Рекрутери не заглиблювалися в нашу корпоративну культуру, тому один з найнятих водіїв звільнився вже через тиждень, і нам знову треба платити за заміну. Витрати у 45 000 гривень на місяць закривають лише симптоми, а не причину повільного найму. До того ж, процес передачі інформації від агентства до мене все одно займав час, створюючи зайву ланку в комунікації. Ми витратили великі гроші, але так і не отримали автоматизованого інструменту для щоденної роботи.