45 годин щомісяця на пошук водіїв у села — Галина витрачає 12 000 гривень на пусті дзвінки

Минулого місяця ми терміново шукали трьох водіїв з власним авто через велике замовлення, тому я вручну переглядала понад 200 резюме на платформах ворк юа та робила кожну картку в Трелло вручну. Я витратила близько 40 годин чистого часу на первинний відсів та дзвінки кандидатам, які навіть не читали вимоги про відрядження. Ми витратили 8 000 гривень лише на платні публікації вакансій та ще близько 15 000 гривень мого робочого часу на механічну роботу. Використовувала звичайні Гугл Таблиці для обліку, але вони постійно плуталися, коли кандидати не брали слухавку.

Найбільше дратує те, що 80 відсотків кандидатів абсолютно не відповідають критеріям, але я все одно мушу витрачати час на їх перегляд. Я відчуваю неймовірну втому після п'яти годин суцільних дзвінків, де людям треба пояснювати елементарні речі про маршрути в села. Через те, що я була зайнята цим конвеєром, ми затримали підписання договорів з двома іншими працівниками, і вони пішли до конкурентів. Це справжня фрустрація, коли ти працюєш як робот, а не як стратегічний менеджер.

Системна проблема в тому, що у нас немає автоматизованого фільтра для вхідних заявок, і все тримається на моїх руках. Наші процеси застаріли: ми досі використовуємо паперові анкети на другому етапі та не маємо єдиної бази для повторних контактів. Команда маленька, всього 18 людей, тому окремого рекрутера немає, і ця рутина повністю паралізує мою основну роботу як HR-менеджера. Брак сучасних інструментів змушує нас втрачати темп, який критично важливий для логістики.

Я намагалася частково автоматизувати процес через ЧатДжипіті, щоб він писав тексти вакансій та листи-відмови, але це лише крапля в морі. Ми також найняли фрілансера на тиждень за 5 000 гривень, щоб він просто прозвонив базу та відсіяв тих, хто не готовий їздити в сільську місцевість. Це трохи звільнило мої руки, але якість перевірки була низькою, і мені все одно довелося переробляти частину роботи. Загалом це рішення обійшлося нам у додаткові витрати без довгострокового результату.

Це рішення було абсолютно тимчасовим, бо наступного місяця, коли нам знову знадобляться люди, я знову опинюся в тій самій точці. Фрілансер не знає специфіку нашої логістики так, як я, і він не зацікавлений у розвитку компанії. Ми просто спалили гроші на тимчасове затикання дірок замість того, щоб побудувати систему. Масштабувати такий підхід неможливо, бо з кожним новим працівником витрати часу та бюджету зростають лінійно.