120 годин на місяць для збору заявок вручну — маркетолог витрачає 40 відсотків бюджету на рутину

Минулого місяця ми намагалися масштабувати потік клієнтів через рекламу у Фейсбук, але захлинулися в обробці. Я особисто сидів у Гугл Таблицях та Трелло по 4 години щодня, намагаючись вручну передати дані про вантажі нашим брокерам. Ми витратили близько 45000 гривень на трафік, але через повільну реакцію конверсія впала на третину. Використовували Нотіон для бази знань, проте менеджери все одно перепитували ціни в чатах. Це був повний хаос, де цифри не сходилися з реальністю.

Найважче було те, що кожен запит на митне оформлення унікальний і потребує миттєвого прорахунку вартості. Я відчував шалену втому, бо замість стратегії просування займався копіюванням тексту з месенджерів у таблиці. Клієнти дратувалися, коли чекали на відповідь більше години, і просто йшли до великих конкурентів. Втрата кожного десятого ліда коштувала компанії близько 15000 гривень чистого прибутку щотижня. Це демотивує всю команду, бо робота перетворюється на гасіння пожеж.

Проблема в тому, що у нас всього 8 людей і немає окремого відділу для первинної кваліфікації лідів. Процеси побудовані на застарілих методах передачі інформації через звичайні чати в Телеграм. Інструменти, які ми маємо, не інтегровані між собою, тому дані постійно губляться або дублюються. Нам бракує автоматизованої системи, яка б аналізувала запит клієнта ще до того, як він потрапить до менеджера. Це системний збій, де людський фактор став головним гальмом для зростання бізнесу.

Ми спробували найняти фрілансера-асистента за 12000 гривень на місяць, щоб він просто сортував повідомлення. Також я почав використовувати ЧатДжіпіті для швидкого написання відповідей клієнтам, але це все одно потребувало моєї перевірки. Ми купили платну підписку на сервіс автоматизації за 50 доларів, щоб хоч якось зв'язати форми з сайту та таблиці. Загалом витратили на ці милиці близько 18000 гривень за місяць. Це трохи розвантажило руки, але не вирішило проблему швидкості прорахунків.

Це рішення було максимально тимчасовим і зовсім не масштабованим для нашої логістики. Фрілансер часто помилявся в термінах митного законодавства, і мені доводилося все переробляти за ним. Витрати на додаткову людину та купу сервісів з'їдають прибуток, який ми могли б інвестувати в рекламу. Як тільки ми збільшимо кількість замовлень хоча б на 20 відсотків, ця система знову посиплеться. Ми просто заклеїли дірку скотчем замість того, щоб побудувати надійний автоматичний конвеєр.