TL;DR

  • •Олена Маркувальна, Операційний менеджер з логістики — Минулого вівторка 12 наших авто застрягли на кордоні через помилки в накладних, ...
  • •Результат: Автоматична генерація митних документів за 2 хвилини та AI-оптимізація завантаження 45 фур без помилок
  • •Окупність: 48 днів ($3,500)

Оптимізація 45 вантажівок та економія $2,500 на місяць через автоматизацію рутинної диспетчеризації документів

О
Олена Маркувальна·Операційний менеджер з логістики
ТОВ «ВантажЛінії» — середній логістичний оператор, що займається вантажними перевезеннями по Україні та митним оформленням, автопарк на 45 одиниць техніки.Команда: 35 осіб

Як ви останній раз вирішували проблему з плануванням маршрутів та затримками на митниці для 45 фур?

Минулого вівторка 12 наших авто застрягли на кордоні через помилки в накладних, що коштувало нам близько 45,000 гривень штрафів за простій. Я особисто витратила 8 годин на телефонні дзвінки та перевірку 60+ пакетів документів у ручному режимі. В системі GPS-моніторингу ми бачили відхилення від графіків у 15% водіїв, що призвело до зриву термінів доставки для 3 ключових клієнтів. Кожен такий інцидент вимагає залучення 3 логістів одночасно для швидкого перепланування маршрутів. Весь процес супроводжувався хаотичним листуванням у 5 різних групах Viber та Telegram.

Що в цьому було складного?

Найважче — це консолідувати дані з різних джерел, коли водії перебувають у дорозі та мають обмежений зв'язок. Потрібно одночасно тримати в голові графіки роботи 35 співробітників, технічний стан 45 одиниць техніки та постійно мінливу чергу на митних постах. Людський фактор стає критичним: один механік забув внести дані про ТО, і машина ламається посеред рейсу. Відсутність єдиного вікна для моніторингу статусу кожного вантажу змушує нас постійно працювати в режимі «гасіння пожеж». Координація між відділом логістики та бухгалтерією щодо митних зборів також займає занадто багато часу.

Чому це було складно?

Проблема в тому, що наші поточні інструменти — це Excel-таблиці та застаріла версія 1С, які не синхронізуються між собою автоматично. Коли обсяг перевезень зріс на 25%, стара система управління просто перестала справлятися з навантаженням. Інформація застаріває швидше, ніж ми встигаємо її опрацьовувати, тому рішення приймаються на основі даних тригодинної давнини. Велика кількість ручного копіювання номерів ТТН та VIN-кодів неминуче призводить до помилок у документах. Крім того, кожен менеджер веде свою ділянку по-своєму, що створює розрив у комунікації при передачі зміни.

Як ви це вирішили?

Ми спробували найняти ще одного операційного помічника та впровадити платну CRM-систему з базовим модулем логістики. Це обійшлося компанії приблизно у $1,800 на етапі впровадження, включаючи ліцензії та два тижні навчання персоналу. Додатково ми виділили бюджет у 20,000 гривень на місяць на оплату роботи нового співробітника. Проте система виявилася занадто жорсткою і не враховувала специфіку наших митних процедур. Хоча частину паперової роботи вдалося структурувати, загальна швидкість обробки заявок зросла лише на 5%.

Чому це рішення було не крутим?

Рішення не виправдало очікувань, оскільки воно лише додало ще один шар бюрократії замість того, щоб автоматизувати прийняття рішень. Менеджери все одно змушені вручну переносити дані з CRM у митну базу, що займає до 40 хвилин на одну декларацію. Новий співробітник також потребує постійного контролю, що лише додало мені роботи як операційному менеджеру. Система не вміє прогнозувати затримки на основі аналізу попередніх поїздок, тому ми все ще діємо постфактум. Фактично, ми просто витратили гроші на «красивий Excel», який не врятував нас від людських помилок.

ROI: повернення інвестицій

Поточні витрати / міс

$2,200/міс

Вартість AI-курсу

$3,500

50+ людей

Окупність

48 днів

Результат

Автоматична генерація митних документів за 2 хвилини та AI-оптимізація завантаження 45 фур без помилок

Хочете такий самий результат?

Спробуйте AI Accelerator — програму впровадження AI для вашої команди. Перші результати за 1 тиждень.

Почати безкоштовно

Схожі кейси

Х
Христина КонсолідаційнаГоловний бухгалтер та фінансовий менеджер

ТОВ «Швидкий Вантаж», невелика логістична компанія з 8 співробітників, що займається внутрішніми вантажними перевезеннями по Україні та супроводом документів.

"Як головний бухгалтер логістичної компанії з 8 співробітників заощаджує 40 годин на місяць на консолідації ТТН"

⏱ Окупність: 127 днівЧитати кейс →
К
Катерина НебезпечнаКопірайтер та Контент-Менеджер

Компанія «ЛоґоСервіс Україна» — середній бізнес у сфері логістики, який забезпечує доставку, зберігання, митний брокераж та управління флотом для підприємств харчової промисловості та розділу. За останні рік компанії вдалося збільшити обсяг логістики на 30% за рахунок впровадження нових технологій.

"150 технічних описів логістичних маршрутів щомісяця — рутина, яка з’їдає 2000 доларів та енергію команди"

⏱ Окупність: 81 днівЧитати кейс →
В
Валентина ФідбечнаОпераційний менеджер

EdPro Academy — середня онлайн-школа з 70 співробітниками, що спеціалізується на курсах підвищення кваліфікації для держслужбовців та корпоративного сектору.

"Як операційний менеджер EdPro Academy зекономила 45 годин щомісяця на звітності для 70 співробітників"

⏱ Окупність: 96 днівЧитати кейс →