45 годин на звірку кешфлоу щомісяця — фінансовий менеджер тоне в таблицях через хаос в оплатах

Минулого вівторка я знову намагався звести докупи звіти з Google Sheets та дані з нашої CRM, щоб зрозуміти маржинальність по трьох нових e-commerce клієнтах. Витратив на це близько 6 годин, бо дані по витратах на рекламу в кабінетах не сходилися з тим, що виставляли підрядники. Використовував старі шаблони в Excel, де постійно злітали формули через ручне введення сум у гривнях та доларах за різними курсами. У підсумку ми побачили, що один проект взагалі працює в мінус на 15 000 гривень, але дізналися про це лише через місяць. Зараз у нас 18 людей, і контролювати витрати кожного стає фізично неможливо без помилок.

Найбільше бісить те, що я виконую роль живого калькулятора замість того, щоб займатися фінансовим плануванням. Коли я бачу розрив у 40 000 гривень між виписками з банку та звітами менеджерів у Notion, у мене починається легка паніка. Це величезна емоційна напруга, бо власник агентства чекає точних цифр для виплати бонусів, а я не впевнений у їхній коректності. Через такі затримки ми постійно відкладаємо закупівлю нової техніки або виплату премій, що демотивує всю команду. Це справжнє пляшкове горло, яке гальмує розвиток всього Вектор Медіа.

Системна проблема в тому, що наші процеси залишилися на рівні стартапу з трьох людей, хоча нас уже вісімнадцять. Ми досі використовуємо купу розрізнених таблиць, які ніяк не синхронізовані між собою автоматично. У нас немає єдиного джерела істини, тому кожен менеджер веде витрати так, як йому зручно, а я потім маю це все уніфікувати. Брак автоматизації призводить до того, що на кожну транзакцію витрачається в п'ять разів більше часу, ніж мало б. Ми просто переросли свої інструменти, а нові ще не впровадили через брак часу на налаштування.

Поки що ми вирішили це найпримітивнішим способом — найняли помічника бухгалтера на парт-тайм за 12 000 гривень на місяць. Також я купив платну підписку на просунутий сервіс фінансового обліку за 80 доларів щомісяця, але він теж потребує постійного ручного оновлення даних. Ще намагався використовувати ChatGPT для написання скриптів у Google Sheets, але вони часто ламаються, коли структура таблиці трохи змінюється. Загалом це рішення коштує нам близько 400 доларів на місяць, якщо рахувати зарплату помічника та софт. Це допомагає не з'їхати з глузду, але не вирішує проблему глобально.

Це рішення абсолютно не масштабується, бо з кожним новим клієнтом навантаження на помічника зростає лінійно. Ми просто закидаємо проблему грошима та людьми, замість того, щоб зробити її ефективною. Помічник теж людина, він так само помиляється в цифрах, як і я, тому мені все одно доводиться все перевіряти за ним. Це не звільнило мій час для стратегічних задач, а лише додало функцію контролю ще однієї людини. Якщо ми виростемо до 30 людей, мені доведеться наймати ще одного бухгалтера, що просто безглуздо з точки зору економіки.