40 годин на місяць на ручне зведення звітів — бухгалтер витрачає тиждень життя на таблиці

Минулого місяця я знову застряг у Google Sheets на три дні, намагаючись звести дані з Trello та Monobank. У нас вісім людей, і кожен проєкт має купу дрібних витрат на сервіси та рекламу, які важко відстежити вручну. Я намагався використовувати Notion для фіксації витрат, але дизайнери забувають вносити туди дані вчасно. У результаті я витратив близько 15 годин лише на те, щоб зрозуміти, чи заробили ми на розробці останнього сайту бодай 500 доларів. Це постійний хаос, де цифри не сходяться через людський фактор.

Найжахливіше — це відчуття повної фрустрації, коли після десяти годин роботи ти бачиш помилку в 2000 гривень і не можеш знайти її корінь. Я відчуваю неймовірну втому, бо замість фінансового планування займаюся детективною роботою в чатах Telegram. Керівник тисне, бо хоче бачити чистий прибуток щотижня, а я просто фізично не встигаю оновлювати дані. Це виснажує емоційно, бо я постійно боюся помилитися в нарахуванні зарплати колегам. Через це в команді виникає напруга, а я почуваюся винним.

Системна проблема в тому, що наші інструменти ніяк не пов’язані між собою, а процес збору даних тримається на «чесному слові». У нас немає автоматизованого парсингу банківських виписок безпосередньо в управлінську таблицю. Команда маркетингу працює в одному софті, розробники в іншому, а я намагаюся склеїти це все в Excel посередництвом копіпасту. Ми занадто малі, щоб купувати дорогі ERP-системи, але вже завеликі для того, щоб керувати фінансами «на колінці». Це застарілий підхід, який не дозволяє агентству масштабуватися далі.

Я спробував частково автоматизувати процес через ChatGPT, копіюючи туди текст із виписок, щоб він структурував витрати за категоріями. Також ми найняли фрілансера на Upwork за 200 доларів, щоб він написав скрипт для вивантаження даних з банківського API. Це трохи допомогло, але скрипт постійно «падає», коли банк оновлює інтерфейс. Зараз ми витрачаємо близько 600 доларів на місяць тільки на мій робочий час, який йде суто на механічну роботу. Це рішення виглядає як латання дірок на тонучому кораблі.

Це рішення абсолютно не масштабується, бо кожна нова людина в команді додає мені ще 5 годин ручної роботи. ChatGPT допомагає з текстом, але він не може побудувати цілісну фінансову модель без моєї постійної участі та перевірки. Скрипти від фрілансера потребують постійної підтримки, за яку знову треба платити. Я все ще витрачаю занадто багато часу на рутину замість того, щоб аналізувати, як нам зменшити витрати. Ми просто спалюємо гроші на мою зарплату за роботу, яку мав би робити алгоритм за лічені секунди.