120 годин на звіти щомісяця — рутина в таблицях випалює фінансиста та гальмує розвиток агентства

Минулого місяця я витратила понад 40 годин лише на зведення даних з рекламних кабінетів та CRM у Google Sheets. У нас 70 працівників, і кожен веде облік часу в Trello, що створює величезну плутанину при фінальних розрахунках. Я вручну перевіряла витрати на SMM-просування для 15 великих клієнтів, щоб зрозуміти чисту маржу. Використовувала звичайні формули та ChatGPT для очищення текстових даних, але похибка все одно залишалася високою. Загалом на цей процес ми витрачаємо близько 45 000 гривень мого робочого часу щомісяця.

Найбільше дратує те, що дані постійно розсіяні між різними сервісами та людьми. Коли я бачу розбіжність у 500 доларів між бюджетом і фактом, мені доводиться переривати роботу всіх менеджерів. Це викликає втому та постійну напругу, бо я боюсь припуститися помилки у фінансовому звіті для керівництва. Через таку рутину я не встигаю займатися стратегічним плануванням, і ми втрачаємо можливості для масштабування. Це відчуття безпорадності перед горою цифр просто виснажує.

Системна проблема полягає у відсутності єдиної автоматизованої екосистеми для збору даних. Наші інструменти як-от Notion та Sheets не синхронізовані між собою автоматично, тому дані заносяться напівручним методом. У команді 70 людей, і кожен заповнює звіти по-своєму, що створює хаос у структурі. Нам бракує інтегрованого рішення, яке б збирало витрати на SEO-софт та зарплати в один клік. Старі процеси просто не розраховані на такий обсяг клієнтів і персоналу.

Ми намагалися залучити фрілансера-розробника, щоб він написав скрипти для автоматизації збору даних з рекламних кабінетів. Це коштувало нам близько 1 200 доларів за розробку та ще 200 доларів щомісяця за підтримку. Спершу здавалося, що це спрацює, і я зможу видихнути. Ми також інтегрували платний сервіс для аналітики, який обходиться у 150 доларів щомісяця. Але через оновлення API рекламних платформ ці скрипти постійно ламаються.

Рішення виявилося занадто крихким і зовсім не масштабованим для нашої структури. Кожного разу, коли у нас з'являється новий напрямок у маркетингу, скрипти доводиться переписувати за великі гроші. Фрілансер не завжди на зв'язку, і коли система «падає» в день зарплати, починається паніка. Це тимчасовий «костиль», який потребує постійної уваги та фінансових вливань без гарантії результату. Ми досі витрачаємо занадто багато часу на ручне виправлення помилок у коді.