45 годин на зведення звітів щомісяця — фінансовий менеджер витрачає тиждень життя на рутину в таблицях

Минулого тижня я знову вручну зводив дані з Google Sheets та Clockify, щоб зрозуміти маржинальність кожного клієнта. У Digital Pulse зараз понад 40 проектів, і кожен менеджер вносить години по-своєму, що створює справжній хаос. Я витратив близько 15 годин лише на те, щоб вичистити дублікати та виправити помилки в ставках спеціалістів. Сумарно на цей процес у нас іде до 45 годин мого робочого часу на місяць, що при моїй ставці коштує компанії чимало. Використовуємо Notion для задач, але фінанси все одно доводиться рахувати в таблицях, бо автоматизації просто немає.

Найбільше дратує людський фактор, коли через одну помилку в формулі на 200 гривень злітає весь річний звіт. Я відчуваю величезну фрустрацію, бо замість стратегічного планування витрачаю час на перевірку клітинок у Excel. Це призводить до того, що ми бачимо збиткові проекти лише через місяць після того, як вони стали такими. Компанія втрачає гроші, бо ми не реагуємо миттєво, а я почуваюся виснаженим від нескінченних перевірок. Це реальне вузьке місце, яке гальмує ріст усієї агенції з її 70 співробітниками.

Проблема системна, бо наші інструменти не спілкуються між собою без милиць. Ми виросли до 70 людей, але процеси залишилися на рівні маленького стартапу, де все тримається на моїй пам'яті. Нестача єдиної системи збору даних призводить до того, що інформація розпорошена між Trello, месенджерами та різними таблицями. У нас просто немає готового скрипта чи АІ-рішення, яке б автоматично підтягувало витрати на зарплати та оверхеди. Старі методи вже не витримують масштабування на таку кількість клієнтів.

Ми спробували найняти додаткового асистента на парт-тайм за 15 000 гривень на місяць, щоб він просто переносив дані. Також я намагався використовувати ChatGPT для написання складних макросів у Google Sheets, але це допомогло лише частково. Витратили близько 800 доларів на різні платні коннектори та сервіси інтеграції, але вони постійно відвалюються. Це рішення трохи зняло навантаження, але не прибрало головну проблему — відсутність єдиної логіки обробки даних. По суті, ми просто закидали проблему грошима, не змінивши саму суть процесу.

Це рішення абсолютно не масштабується, бо з приходом кожного нового клієнта асистенту потрібно все більше часу. Помилок не стало менше, просто тепер їх роблю не я, а інша людина, і мені все одно доводиться все перевіряти. Витрати в 15-20 тисяч гривень щомісяця на рутинну роботу — це неефективно для бізнесу нашого рівня. Це тимчасовий пластир на відкриту рану, який не вирішує питання швидкості отримання звітів. Ми досі отримуємо фінансові результати з запізненням у два тижні, що неприпустимо для динамічного ринку маркетингу.