Як HR-менеджер агенції «МаркетСвіт» зекономив 120 годин на місяць на рекрутингу 70 спеціалістів через AI-автоматизацію

Минулого місяця нам потрібно було терміново закрити 5 вакансій, і я особисто переглянув понад 450 резюме на Work.ua та LinkedIn. На первинний скринінг та проведення 40 коротких зідзвонів у мене пішло близько 85 робочих годин. Паралельно я намагався вести базу кандидатів у Notion, але через високий темп дані постійно губилися. В результаті вартість закриття однієї позиції сягнула майже 600 доларів лише за моїм часом. Це критично сповільнило роботу відділу маркетингу, який чекав на нові кадри.

Найбільшим викликом став величезний потік нецільових відгуків, де кандидати не мали досвіду в performance-маркетингу. Мені доводилося вручну перевіряти кожне портфоліо на відповідність нашим вимогам щодо бюджетів клієнтів. Координація тестових завдань для 15 фіналістів перетворилася на логістичне пекло в месенджерах. Я витрачав 70% свого дня на однотипні переписки замість стратегічного планування навчання команди. Це призвело до вигорання та помилок у фідбеках кандидатам.

У нас в «МаркетСвіт» немає автоматизованої ATS-системи, тому вся комунікація роззосереджена між поштою, Telegram та CRM. Кожен етап воронки найму потребував ручного перенесення статусу кандидата, що забирало купу часу. Оскільки ми працюємо з performance-ринком, кандидати дуже швидко знаходять роботу, і затримка у відповіді на 2 години означала втрату сильного спеціаліста. Брак єдиного інструменту для оцінки софт-скілів змушував мене проводити занадто багато зайвих інтерв'ю. Відсутність чітких шаблонів для відмов також додавала репутаційних ризиків компанії.

Я спробував впровадити часткову автоматизацію через Zapier, щоб збирати відгуки з форм у Google Таблиці. На підписку на сервіси та оплату преміум-акаунтів на джобових сайтах ми витратили близько 1200 доларів за квартал. Також я залучив фрілансера-рекрутера на парт-тайм за 400 доларів на місяць для первинного прозвону. Це трохи розвантажило мій графік, але не вирішило проблему якості кандидатів на вході. Загалом витрати на софт та сторонню допомогу склали понад 1600 доларів без урахування моєї зарплати.

Фрілансер часто не розумів специфіку наших SMM-проєктів і пропускав слабких кандидатів на етап технічного інтерв'ю. Зв'язка Zapier та Google Таблиць постійно «ламалася» через оновлення API, що призводило до втрати контактів. Я все одно витрачав по 2-3 години на день на контроль роботи помічника та виправлення помилок у базі. Це рішення було лише «латки на дірках», а не системною трансформацією процесу найму. Ми продовжували переплачувати за залучення людей, не маючи стабільної воронки.