40 годин на місяць на ручне сортування резюме — як HR маленького агентства вигорає від рутини

Минулого місяця нам терміново знадобилися два спеціалісти, і я вручну переглянула понад 250 відгуків у Work.ua та Telegram-каналах. Я вела всю базу кандидатів у Notion, де самостійно копіювала посилання на портфоліо та заповнювала таблиці оцінки. На цей процес разом із первинними дзвінками я витратила близько 50 годин робочого часу. Оскільки я ще й офіс-менеджер, мені довелося відкласти закупівлю техніки та розрахунок бонусів. Витрати на розміщення вакансій та мій час обійшлися компанії приблизно у 25 000 гривень.

Найбільше дратує одноманітність та необхідність постійно перемикатися між вкладками. Я відчувала величезну втому, бо 80 відсотків кандидатів взагалі не мали досвіду в рітейлі, але мені все одно доводилося відкривати кожне резюме. Через таку завантаженість я пропустила терміни оплати рахунків за інтернет в офісі, і ми пів дня сиділи без мережі. Це викликало роздратування у всієї команди з 8 людей, бо робота з клієнтами просто зупинилася. Я почувалася розбитою, бо не встигала робити свою основну роботу через цей хаос із резюме.

Системна проблема в тому, що у нас немає автоматизованої воронки відбору, а я одна на дві посади. У нас в агентстві процеси налаштовані на маркетинг для клієнтів, але внутрішній рекрутинг залишився на рівні табличок у Sheets. У мене немає інструменту, який би автоматично відсіював нерелевантних кандидатів за ключовими словами або кейсами. Кожного разу це виглядає як гасіння пожежі вручну, бо ми невелике агентство і не купуємо дорогі ATS-системи. Відсутність єдиного алгоритму перевірки тестових завдань змушує мене витрачати години на переписку в месенджерах.

Щоб хоч якось врятувати ситуацію, я почала використовувати безкоштовну версію ChatGPT для написання відповідей кандидатам. Також ми залучили фрілансера-рекрутера на один тиждень, щоб він допоміг розібрати завали в Telegram. За його послуги ми заплатили 8 000 гривень додатково до моєї зарплати. Я також створила просту Google-форму для збору контактів, щоб не копіювати все руками. Це трохи розвантажило мій графік, але загальна вартість найму одного спеціаліста все одно залишилася занадто високою для нашого бюджету.

Це рішення було суто тимчасовим і не зняло головного болю на майбутнє. Фрілансер пішов, а наступного разу мені знову доведеться робити все спочатку самостійно. ChatGPT допомагає з текстами, але він не інтегрований у нашу систему, тому доводиться постійно копіювати дані туди-сюди. Це не масштабується: якщо нам знадобиться найняти ще 5 людей одночасно, я просто звільнюся від перенавантаження. Ми витратили гроші на сторонню допомогу, але не створили власного активу чи автоматизованого процесу всередині команди.