45 годин на місяць на ручний відбір кандидатів — власник незадоволений швидкістю закриття вакансій у Диджитал Візіон

Минулого місяця нам терміново знадобилися три нових медійника, і я буквально потонув у рутині. Я переглянув понад 150 відгуків у Work.ua та Telegram-каналах, вручну копіюючи дані кожного кандидата в нашу таблицю у Google Sheets. Для первинного скринінгу використовував ChatGPT, щоб хоч трохи структурувати досвід, але на переписку в месенджерах витратив близько 12 тисяч гривень робочого часу. У підсумку процес розтягнувся на три тижні, хоча клієнти вже чекали на старт проектів. Користувався Notion для збереження портфоліо, але це все одно був суцільний хаос.

Найбільше дратує те, що 80 відсотків кандидатів надсилають нерелевантні кейси, які доводиться відкривати та перевіряти вручну. Я відчуваю неймовірну втому, коли після десяти годин перегляду екрана розумію, що не знайшов жодного адекватного спеціаліста. Це б'є по бізнесу, бо ми втрачаємо потенційний прибуток від нових клієнтів, поки вакансія відкрита. Власник постійно запитує, чому ми так довго не можемо укомплектувати команду з 18 людей до повноцінних 21. Це справжня фрустрація, коли ти працюєш багато, а результату нуль.

Системна проблема в тому, що у нас взагалі немає автоматизованої воронки найму для маркетингових ролей. Ми використовуємо застарілі інструменти типу Excel та безкоштовні дошки в Trello, які не інтегруються між собою. У мене немає асистента, а процеси налаштовані так, що кожен етап потребує моєї особистої присутності. Ми намагаємося працювати як велике агентство, але інструментарій залишився на рівні фрілансу. Через брак єдиної системи дані губляться, а кандидати просто йдуть до конкурентів, поки я відповідаю.

Щоб хоч яксь врятувати ситуацію, я найняв фрілансера-рекрутера на разову допомогу, заплативши йому близько 15 тисяч гривень за закриття однієї позиції. Також я придбав підписку на платний сервіс для розсилок, що обійшлося ще у 2000 гривень. Це було швидке рішення «заткнути дірку», щоб заспокоїти керівництво. Фрілансер просто зробив ту ж чорнову роботу, яку зазвичай роблю я. Загалом витрати на цей хаотичний найм склали понад 800 доларів, враховуючи мій час та прямі виплати.

Це рішення абсолютно не масштабується, бо наступного разу мені знову доведеться платити фрілансеру або витрачати свій час. Ми просто витратили гроші, але не побудували працюючу систему всередині «Диджитал Візіон». Це було дороге задоволення, яке не вирішило проблему якості відбору кандидатів у довгостроковій перспективі. Як тільки з'явиться нова вакансія, я знову опинюся в тому ж болоті з таблицями та нескінченними чатами. Це як пити знеболювальне, коли потрібна операція на процесах.