14 годин на тиждень на ручне сортування резюме та хаос у комунікації — рекрутинг у маркетингу перетворився на пекло

Минулого місяця нам потрібно було терміново закрити три вакансії, і я буквально потонула в Телеграм-каналах та відгуках на Ворк юа. Використовувала звичайні Гугл Таблиці та Ноушен для трекінгу кандидатів, але перегляд восьмисот портфоліо вручну зайняв майже два тижні. Витратила близько сорока годин робочого часу лише на первинний відсів, що при моїй ставці коштує компанії приблизно двадцять тисяч гривень. Довелося навіть підключати ЧатДжіпіті, щоб хоч якось структурувати відповіді кандидатів, але це було дуже повільно. Зрештою, ми витратили купу часу, а клієнти чекали на запуск реклами.

Найбільше дратує нескінченний копіпаст даних з месенджерів у нашу базу та необхідність відповідати кожному кандидату. Я відчувала повне вигорання, бо замість стратегічних завдань офіс-менеджера просто працювала копіювальним апаратом. Команда нервувала, бо нові проєкти простоювали без рук, а ми втрачали потенційний прибуток від рітейл-клієнтів. Це постійне відчуття наздоганяння поїзда, що вже поїхав, викликає лише втому та апатію до роботи.

У нас абсолютно відсутня автоматизація воронки найму, і все тримається на моїй пам'яті та ручних записах. Наші інструменти — це розрізнені таблиці, які не синхронізуються між собою, тому інформація постійно губиться. Процес побудований так, що кожна нова вакансія створює величезну хвилю операційного шуму, який ніким не фільтрується. Брак системного підходу призводить до того, що на одного найнятого співробітника я витрачаю втричі більше часу, ніж це реально потрібно.

Щоб хоч якось врятувати ситуацію, я найняла фрілансера-асистента на парт-тайм за триста доларів на місяць суто на розбір пошти. Також ми купили платну підписку на сервіс розсилок та професійну версію Телеграм-бота, що обійшлося ще у дві тисячі гривень. Це трохи звільнило мої руки, але тепер мені доводиться витрачати час на менеджмент цього асистента та перевірку його роботи. Загалом за останній квартал ми витратили на такі тимчасові рішення понад тисячу доларів, не рахуючи мого часу.

Це рішення — звичайний пластир на відкриту рану, воно зовсім не масштабується разом із ростом агентства. Фрілансер може піти у будь-який момент, і всі знання про наші процеси підуть разом із ним. Витрати на сторонню допомогу постійно зростають, а швидкість закриття вакансій майже не змінилася. Ми просто спалюємо гроші на підтримку неефективної системи замість того, щоб один раз налаштувати ШІ-агента, який би робив це за лічені хвилини.