45 годин на місяць лише на написання вакансій — HR-менеджер витрачає тиждень життя на рутину

Минулого місяця нам терміново знадобилося чотири спеціалісти, і я буквально потонув у рутині перегляду сотень резюме. Я використовував Notion для ведення бази кандидатів та ChatGPT, щоб хоч якось структурувати вимоги до досвіду в ніші fintech. Загалом на перегляд профілів та первинне відсіювання ми витратили близько сорока годин робочого часу. Це коштувало компанії приблизно двадцять тисяч гривень лише моєї зарплати, не рахуючи бюджетів на Work.ua та рекламні кабінети. Процес затягнувся на три тижні, бо кожен опис вакансії доводилося шліфувати вручну під різні платформи.

Найбільше дратує одноманітність та нескінченний копіпаст даних з месенджерів у таблиці. Я відчуваю неймовірну втому від того, що замість живого спілкування з талантами я працюю як друкарська машинка. Коли вакансія «горить», керівники тиснуть кожні два дні, а я просто не встигаю фізично обробити потік нерелевантних відгуків. Це демотивує, бо якість найму падає через поспіх, а агенція втрачає прибуток, бо проекти стоять без виконавців. В результаті ми втратили одного великого клієнта в рітейлі, бо просто не змогли вчасно розширити команду.

Проблема системна: у нас досі немає автоматизованої воронки, яка б відсіювала слабких кандидатів на етапі анкети. Ми користуємося безкоштовним Trello, але він не дає нормальної аналітики і не інтегрується з нашими месенджерами автоматично. Команда виросла до сімдесяти людей, а процеси залишилися на рівні маленького стартапу з п'яти осіб. Мені бракує інструментів, які б самі генерували тестові завдання та перевіряли базові знання кандидатів у маркетингу. Це замкнене коло, де через брак часу я не можу впровадити нову систему.

Щоб хоч трохи розвантажити себе, ми найняли фрілансера-рекрутера на парт-тайм за п'ятсот доларів на місяць. Він займається лише холодним пошуком у LinkedIn та первинним контактом, а я вже підхоплюю на етапі інтерв'ю. Також я купив платну підписку на сервіс розсилок, щоб автоматизувати відповіді кандидатам, це ще плюс п'ятдесят доларів щомісяця. По суті, ми просто «закидали проблему грошима», замість того щоб змінити сам підхід до роботи. Це дало змогу закрити дві позиції швидше, але операційні витрати значно зросли.

Це рішення абсолютно не масштабоване, бо з кожним новим наймом мені доведеться платити фрілансеру все більше. Зовнішня людина не знає тонкощів нашої корпоративної культури, тому часто приводить кандидатів, які нам взагалі не підходять. Я все одно витрачаю час на контроль цього фрілансера та виправлення його помилок у комунікації. Ми витрачаємо понад сімсот доларів щомісяця на додаткові ресурси, але ручна робота нікуди не зникла. Якщо завтра нам знадобиться ще десять людей, наша система просто розвалиться під навантаженням.