40 годин на тиждень лише на звіти для клієнтів — команда вигорає, а клієнти незадоволені швидкістю

Минулого місяця ми знову занурилися в ручне збирання даних з рекламних кабінетів Facebook та Google для всіх 12 клієнтів. Кожен таргетолог витратив мінімум 15 годин на копіювання цифр у Google Sheets та створення презентацій у Canva. Я особисто перевіряв ці звіти три дні поспіль, щоб не було помилок у розрахунках ROMAS та вартості ліда. Використовували стандартний Notion для трекінгу завдань, але сама робота була максимально монотонною. Це коштувало нам приблизно 45 000 гривень лише у вигляді зарплат за цей час.

Найбільш виснажливим був людський фактор, бо менеджери починають помилятися після п'ятої години роботи з таблицями. Я бачив, як у моїх спеціалістів згасають очі, бо замість креативу вони займаються копіпастом. Ми затримали звіти для двох великих клієнтів на два дні, що викликало серйозне роздратування у замовників. Це створює репутаційні ризики, а команда відчуває себе роботами, що призводить до внутрішньої напруги в колективі.

Системна проблема полягає у відсутності єдиної автоматизованої платформи, яка б об'єднувала дані з різних джерел. Наші процеси застрягли на рівні ручного керування, бо ми виросли до 18 людей, а інструменти залишилися як у фріланс-групи. У нас немає штатного розробника, який би налаштував скрипти, тому все тримається на милицях з Excel. Ми намагаємося масштабуватися, але стара модель обробки даних просто гальмує весь рух агентства вперед.

Ми спробували найняти окремого асистента на фрілансі за 600 доларів на місяць суто для підготовки звітів. Також купили підписку на сервіс імпорту даних, що обходиться ще у 120 доларів щомісяця. Частково почали використовувати ChatGPT для написання висновків до графіків, але це все одно потребує багато ручного контролю. Загалом витратили купу часу на навчання цієї людини, але якість все одно була нестабільною. Це рішення закрило дірку лише тимчасово.

Це рішення абсолютно не масштабується, бо з кожним новим клієнтом нам доведеться наймати ще більше асистентів. Витрати у 720 доларів на місяць — це просто спалювання грошей, які не створюють додаткової вартості. Фрілансер може піти у будь-який момент, і ми знову залишимося з хаосом у даних. ChatGPT допомагає з текстом, але він не бачить повної картини без глибокої інтеграції в наші внутрішні процеси. Ми просто лікуємо симптоми, а не саму хворобу.