45 годин на підготовку звітів щомісяця — рутина, яка вбиває креативність команди та гальмує масштабування агентства

Минулого місяця ми знову вручну збирали дані з рекламних кабінетів Фейсбук та Гугл для п'ятнадцяти клієнтів. Кожен спеціаліст витратив щонайменше три повних робочих дні на копіювання цифр у Гугл Таблиці та створення візуалізацій. Використовували стандартні вивантаження, які потім доводилося форматувати в Ноушн для презентації замовникам. Це коштувало компанії приблизно сорок п'ять тисяч гривень лише за робочий час маркетологів. В результаті ми отримали купу помилок через людський фактор і затримку в термінах на три дні.

Найважче — це монотонність та постійний страх пропустити кому або переплутати показники Роас та Сіпііей. Маркетологи відчувають справжнє вигорання, бо замість стратегічного аналізу вони займаються механічним перенесенням даних. Клієнти починають нервувати, коли не бачать результатів вчасно, а ми втрачаємо лояльність аудиторії. Це створює напружену атмосферу в команді, де кожен намагається перекласти відповідальність за звітність на іншого. Фрустрація від того, що інтелектуальний ресурс витрачається на копіпаст, просто зашкалює.

Системна проблема полягає у відсутності єдиної автоматизованої платформи для збору даних з різних джерел. У нас працює вісімнадцять людей, але процеси налаштовані так, ніби ми досі маленька команда з трьох фрілансерів. Старі інструменти на кшталт звичайних таблиць вже не витримують обсягів інформації, які ми обробляємо щодня. Ми не маємо внутрішнього розробника, який міг би налаштувати Апі, тому все тримається на милицях. Відсутність чіткого регламенту автоматизації призводить до того, що кожен робить звіти як вміє.

Ми намагалися частково делегувати це фрілансеру на Апворк, щоб він налаштував скрипти в Ексель, що обійшлося нам у шістсот доларів. Також пробували платні сервіси конектори, які коштують близько ста п'ятдесяти доларів на місяць. Окремо залучили помічника маркетолога на пів ставки за триста доларів, щоб він просто зводив дані докупи. Витратили купу часу на пояснення ТЗ та перевірку роботи за цими людьми. В підсумку загальні витрати на спроби вирішити проблему склали майже тисячу доларів за один квартал.

Фрілансер зробив скрипти, які зламалися після першого ж оновлення інтерфейсу Фейсбуку, і нам знову довелося все фіксити. Платні конектори часто видають помилки в синхронізації, і ми не можемо на сто відсотків довіряти цим цифрам без перевірки. Помічник маркетолога — це просто ще одна ланка, яка може помилитися або звільнитися в самий невідповідний момент. Це рішення абсолютно не масштабується: якщо ми візьмемо ще п'ять клієнтів, нам доведеться наймати ще одну людину. У нас немає впевненості в стабільності цього процесу в довгостроковій перспективі.