45 годин на місяць на ручне зведення звітів — команда вигорає через таблиці

Ми намагалися звести дані з Trello та наших рекламних кабінетів у велику таблицю Google Sheets. Я особисто витратив близько 15 годин лише на те, щоб витягнути цифри по кожному клієнту наприкінці кварталу. Ми використовуємо ChatGPT для написання формул, але дані все одно доводиться вносити вручну. На оплату людино-годин для цієї технічної роботи ми витратили близько 25 000 гривень за місяць. Це відволікає моїх провідних спеціалістів від реальної стратегії просування клієнтів.

Найжахливіше — це постійні помилки у формулах, через які підсумкові суми не сходилися на декілька тисяч доларів. Я відчував шалену фрустрацію, коли після десяти годин роботи виявлялося, що хтось просто забув оновити статус картки в системі. Команда ненавидить ці дні звітності, атмосфера в офісі стає дуже напруженою. Через ці затримки ми вчасно не побачили, що два проєкти стали збитковими для агенції. Це призвело до втрати потенційного прибутку в розмірі близько 1 500 доларів.

У нас абсолютно відсутня єдина екосистема даних, все розкидано по різних сервісах. Процес побудований на «милі та палицях», де людський фактор відіграє вирішальну роль. Наші інструменти не спілкуються між собою автоматично, а наймати окремого аналітика за 2 000 доларів на місяць ми поки не готові. Системна проблема в тому, що ми виросли до 18 людей, а методи управління залишилися як у стартапу з трьох друзів. Старі методи просто не витримують масштабування на таку кількість одночасних рекламних кампаній.

Ми спробували найняти фрілансера-інтегратора, щоб він налаштував нам зв'язку між Notion та рекламними кабінетами через Zapier. За цю роботу ми заплатили йому одноразово 800 доларів, плюс щомісячна підписка на сервіси автоматизації коштує ще близько 100 доларів. Спочатку здавалося, що це спрацює, і перші два тижні звіти формувалися майже самі. Ми навіть встигли зрадіти, що нарешті звільнили час для креативу та спілкування з клієнтами. Проте радість тривала недовго, бо система виявилася дуже крихкою.

Як тільки Facebook оновив свої протоколи, вся наша саморобна система розвалилася за одну ніч. Фрілансер зник і не відповідає на повідомлення, а мої співробітники не знають, як це полагодити самостійно. Ми знову повернулися до ручного копіювання даних, що вбиває мотивацію команди. Це рішення було абсолютно немасштабованим, бо будь-яка зміна в структурі проєкту потребує переписування коду. Ми витратили гроші, але не отримали стабільного інструменту, який би працював без постійного нагляду програміста.