120 годин на місяць на ручну кваліфікацію лідів — менеджери вигорають, а клієнти чекають годинами

Минулого місяця ми намагалися обробити потік з 200 заявок через Google Sheets та звичайні чати в Telegram. Я особисто витрачала по 40 хвилин на кожного клієнта, щоб просто зрозуміти їхній бюджет на таргетовану рекламу та наявність контенту. Ми використовували Notion для ведення бази, але дані доводилося переносити вручну, що займало безліч часу. У результаті ми залучили ще одного асистента на зарплату 15000 гривень, щоб він просто заповнював таблиці. Це допомогло розвантажити мене, але швидкість відповіді все одно залишалася низькою.

Найжахливіше — це відчуття рутини, коли ти як робот ставиш одні й ті самі запитання кожному бренду одягу. Я відчуваю величезну фрустрацію, бо замість того, щоб закривати угоди на 2000 доларів, я працюю копірайтером у месенджерах. Через затримки у відповідях ми втратили близько 15 відсотків гарячих запитів минулого тижня. Власники бізнесу не люблять чекати більше години, вони просто йдуть до конкурентів. Це виснажує всю нашу команду з 8 людей, бо ми постійно в стані гасіння пожеж.

Системна проблема полягає у відсутності автоматизованого фільтра на вході до нашої воронки продажів. Наші поточні інструменти не інтегровані між собою, тому інформація постійно губиться між месенджерами та CRM. У нас немає єдиного сценарію, який би працював без участі людини на першому етапі знайомства. Ми намагалися масштабуватися, але просто збільшували кількість людей, а не ефективність процесу. Це застарілий підхід, який з'їдає весь маржинальний прибуток агентства.

Ми спробували частково впровадити ChatGPT для генерації відповідей, але це вимагало постійного копіювання тексту туди-сюди. Також ми найняли фрілансера за 400 доларів, щоб він налаштував простенького чат-бота, але він постійно ламався. Витратили на ці експерименти близько 800 доларів за два місяці, враховуючи підписки та оплату послуг. Це дало змогу трохи пришвидшити обробку, але системності так і не з'явилося. Менеджери все одно змушені перевіряти кожне слово за ботом.

Це рішення виявилося звичайною латкою на великій дірці, бо воно не масштабується разом із ростом кількості заявок. Фрілансер зник після першої оплати, і тепер ніхто не знає, як полагодити бота, якщо він видає помилку. Використання ChatGPT вручну взагалі не економить час, бо перемикання між вкладками займає стільки ж ресурсів, скільки й написання тексту. Ми продовжуємо платити зарплати за механічну роботу, яку машина могла б робити за секунди. Це дорого, ненадійно і не дозволяє нам сфокусуватися на стратегічному розвитку агентства.