220 процедур щодня та хаос у звітах — як аналітик витрачає 45 годин на ручне зведення даних

Минулого місяця я намагався звести дані з нашої медичної системи та Гугл Таблиць, щоб зрозуміти, чому ПЕТ-сканер простоює у ранкові години. Витратив на це близько 15 годин чистого часу, вивантажуючи сирі дані та вручну видаляючи дублікати записів пацієнтів. Використовував стандартні формули в Ексель та трохи допомагав собі через безкоштовний ЧатДжіпіті, щоб написати складний макрос. Це коштувало компанії приблизно 12000 гривень лише мого робочого часу, не враховуючи помилки в розрахунках. У підсумку ми побачили, що втрачаємо близько 45000 гривень щотижня через неправильний графік персоналу.

Найбільше бісить те, що дані в системі обліку та реальні записи на рецепції часто не збігаються. Я відчуваю величезну фрустрацію, коли після трьох годин роботи над звітом знаходжу помилку в одному рядку, яка ламає всю фінансову аналітику клініки. Через це керівництво отримує застарілі цифри, а я виглядаю як людина, що не може дати чітку відповідь. Втома від такої монотонної перевірки цифр призводить до того, що на стратегічні завдання сил взагалі не залишається. Бізнес через це гальмує і не може вчасно відкрити новий напрямок УЗД.

Системна проблема в тому, що наша медична програма застаріла і не має нормального АПІ для вивантаження статистики. У нас працює 55 людей, і кожен вносить дані як йому зручно, без єдиного стандарту. Процеси налаштовані так, що дані розрізнені: медицина в одній базі, фінанси в іншій, а маркетинг взагалі у Тrello. У нас просто немає автоматизованого містка між цими островами інформації. Ми намагалися найняти ще одного помічника-аналітика, але це лише додало комунікаційного хаосу, а не вирішило суть проблеми.

Ми вирішили спробувати напівзаходи та купили платну підписку на розширений аналітичний сервіс за 400 доларів на місяць. Також я найняв фрілансера на Апворк за 600 доларів, щоб він написав скрипт для автоматичного збору даних з пошти в одну таблицю. Це рішення обійшлося нам приблизно у 40000 гривень одноразово плюс щомісячні витрати. На перший погляд стало легше, бо частина рутини зникла. Тепер я витрачаю на зведення звіту не два дні, а один, що вже здавалося перемогою для нашого центру.

Це рішення — звичайна латка на старому колесі, яка постійно відпадає. Скрипт фрілансера ламається щоразу, коли в медичній системі оновлюють інтерфейс, і мені доводиться знову платити за ремонт. Воно абсолютно не масштабується: якщо ми додамо ще 50 процедур на день, система просто ляже. Ми продовжуємо залежати від зовнішнього розробника, який не розуміє специфіку нашої діагностики. У результаті ми маємо дорогу іграшку, яка не дає нам реального штучного інтелекту для прогнозування попиту.