120 годин на ручне зведення звітів з виробництва щомісяця — Вікторія вигорає від таблиць та рутини

Минулого місяця я витратила понад 40 годин у Google Sheets, намагаючись звести дані від майстрів та закупівлі дерева. Кожен виріб індивідуальний, тому доводиться вручну прописувати витрати на кожен шматок ебенового дерева та години ручної обробки. Я використовую Notion для трекінгу етапів, але фінансові показники все одно доводиться переносити в Excel. Загалом на цей процес ми витрачаємо близько 45 000 гривень на місяць лише на мою роботу та роботу помічника. Помилка в одній формулі коштувала нам 15 000 гривень чистого збитку на останньому замовленні вітрини.

Найбільше дратує те, що дані розрізнені: майстри пишуть звіти на папері, а закупівлі ведуться в окремій таблиці. Коли я бачу розбіжність у 10 відсотків у залишках дорогих матеріалів, у мене починається легка паніка. Це постійний стрес, бо власник вимагає точну аналітику щопонеділка, а я знову сиджу до ночі в неділю. Втома просто зашкалює, а відчуття, що я роблю роботу робота, не покидає ні на хвилину. Через це ми постійно затримуємо оновлення прайс-листа для нових клієнтів.

Системна проблема в тому, що на 18 працівників у нас немає єдиної ERP-системи, яка б підходила для специфічного виробництва. Стандартні рішення занадто дорогі або не гнучкі для роботи з екзотичним деревом, де кожен сантиметр на вагу золота. Процес передачі інформації від цеху до офісу зламаний, бо він тримається на людському факторі. У нас просто немає готового інструменту, який би автоматично зчитував специфікації з ТзО та перетворював їх на фінансовий звіт. Ми застрягли у методах управління десятирічної давнини.

Ми спробували частково автоматизувати збір даних через ChatGPT та прості макроси в Excel, залучивши фрілансера-розробника. За його послуги ми заплатили близько 800 доларів одноразово, сподіваючись на диво. Це допомогло трохи швидше чистити дані з месенджерів, але система постійно видає помилки, якщо формат повідомлення змінюється. Зараз ми витрачаємо ще 10 000 гривень щомісяця на підтримку цього костиля. Це рішення виглядає як латання дірок на тонучому кораблі.

Це рішення абсолютно не масштабується, бо будь-яка зміна в асортименті меблів вимагає переписування коду фрілансером. Ми залишаємося залежними від однієї людини, яка може зникнути в будь-який момент. ChatGPT допомагає з текстами, але не бачить всієї картини виробничого циклу без правильної інтеграції. Це дорого в довгостроковій перспективі, бо ми все одно витрачаємо купу часу на перевірку за ШІ. Ми не отримали цілісної системи, лише набір інструментів, що погано взаємодіють між собою.