Як клініка на 8 осіб втрачала 45% часу на звітах та повернула 120 годин аналітики щомісяця

Минулого місяця я витратила 14 робочих днів на те, щоб вивантажити дані з нашої МІС та вручну звести їх у Excel для щомісячного звіту. Мені потрібно було проаналізувати 450 активних карток вагітних та понад 1200 записів педіатричного прийому, щоб зрозуміти динаміку відвідувань. Кожна помилка в копіюванні рядка призводила до того, що підсумкові цифри не збігалися на 10-15%. Через це ми не могли вчасно розрахувати бонуси для 8 лікарів та спланувати закупівлю медикаментів. Це був справжній операційний хаос, який повторювався кожного 25-го числа.

Найскладнішим було те, що дані зберігаються у різних форматах: частина в електронній системі, частина у Google-таблицях реєстратури, а деякі показники аналізів взагалі приходили у PDF. Як бізнес-аналітик, я змушена була працювати «копіпастом» замість того, щоб аналізувати маржинальність послуг. Будь-яка зміна у графіку лікаря або скасування візиту вимагала перерахунку всього масиву даних. Це створювало величезне навантаження на мене як на керівника відділу даних, хоча в команді всього 8 людей. Постійний страх допустити механічну помилку в медичних даних створював сильний стрес.

Проблема в тому, що стандартні медичні системи не мають гнучких інструментів для глибокої бізнес-аналітики, яку ми потребуємо для сегмента «Турбота Плюс». У нас специфічні KPI: термін супроводу вагітної та частота планових оглядів немовлят, які важко витягнути однією кнопкою. Наявні інструменти візуалізації занадто дорогі для клініки нашого розміру або потребують знань SQL. Я відчувала себе «вузьким місцем» компанії, бо без моїх ручних таблиць власник не бачив реального прибутку. Нам не вистачало автоматизованого містка між сирими даними та зрозумілими графіками.

Ми спробували найняти фрілансера-розробника, який пообіцяв написати скрипт для автоматизації вивантаження даних за 28 000 гривень. Робота тривала три тижні, і в результаті ми отримали напівробочий інструмент, який постійно «падав» при оновленні версії Excel. Окрім оплати розробнику, я витратила близько 40 годин свого часу на написання ТЗ та перевірку багів. Загальна вартість цієї спроби, враховуючи мою ставку, склала приблизно 45 000 гривень. Це було тимчасове рішення, яке все одно вимагало мого постійного контролю та ручних правок.

Рішення виявилося нежиттєздатним, бо будь-яка зміна в структурі звіту вимагала нового звернення до програміста та додаткових витрат. Скрипт не вмів розпізнавати аномалії в даних, наприклад, якщо реєстратор помилково вказав не ту дату, звіт просто видавав помилку. Ми залишалися залежними від зовнішнього фахівця, який не розуміє специфіку ведення вагітних. Гнучкості не було взагалі: щоб додати новий графік по педіатрії, доводилося чекати тиждень. В результаті я все одно поверталася до ручного коригування 30-40% усіх показників.