120 годин на місяць на ручне зведення звітів — дані клініки втрачаються у таблицях

Минулого місяця я витратила майже 40 годин, щоб звести дані з нашої медичної системи в Google Sheets. Використовувала Notion для фіксації витрат на матеріали, але цифри постійно не збігалися з реальним залишком на складі. Довелося вручну перевіряти кожен чек на стоматологічні розхідники, що обійшлося клініці у додаткові 15 000 гривень мого робочого часу. Я намагалася залучити ChatGPT для написання складних формул, але без структурованої бази це була марна трата сил. У підсумку ми отримали звіт із запізненням на два тижні, коли актуальність даних вже була сумнівною.

Найбільше дратує те, що я відчуваю себе не аналітиком, а оператором копіпасту. Щоразу, коли лікар забуває внести списання пломбувального матеріалу, вся моя модель у таблицях летить шкереберть. Це викликає величезну втому та фрустрацію, бо я бачу касовий розрив, але не можу швидко знайти його причину. Клініка втрачає близько 10% прибутку просто через те, що ми не бачимо реальну собівартість прийому в моменті. Власник тисне, вимагаючи точних цифр, а я сиджу над цифрами до ночі, відчуваючи повне вигорання.

Основна системна проблема в тому, що наша медична програма не має нормальної інтеграції з аналітичними інструментами. У нас всього 8 людей у команді, і виділеного ІТ-спеціаліста немає, тому все тримається на моїх милицях з Excel. Процес збору даних застарілий: адміністратори пишуть в один файл, лікарі в інший, а я маю це все склеїти. Нам катастрофічно не вистачає автоматизованого з'єднувача, який би забирав дані без моєї прямої участі. Це замкнене коло, де ручна робота породжує помилки, а помилки змушують робити ще більше ручної роботи.

Ми спробували найняти фрілансера-програміста на Upwork, щоб він написав нам скрипт для автоматичного вивантаження даних. Заплатили йому близько 800 доларів, але рішення виявилося дуже кривим і постійно ламалося при оновленні браузера. Також я купила платну підписку на сервіс автоматизації за 50 доларів на місяць, щоб хоча б частину даних перекидати в Trello для контролю завдань. Це трохи полегшило життя, але глобально проблему ручного зведення не закрило. Фактично, ми просто витратили гроші на черговий інструмент, який вимагає мого постійного нагляду.

Це рішення було абсолютно немасштабованим, бо як тільки ми додамо ще одного лікаря, система просто завалиться. Скрипт від фрілансера перестав працювати вже через два тижні, а підтримка коштує як половина моєї зарплати. Я продовжую витрачати час на виправлення багів замість того, щоб аналізувати, як нам масштабувати бізнес. Це тимчасова латка, яка не дає впевненості в цифрах, і я все одно перевіряю все вручну. Ми просто спалюємо мій ресурс на технічну рутину, яку мав би виконувати алгоритм.