Як головний бухгалтер клініки на 35 осіб скоротив час на звіти з 4 днів до 3 годин

Минулого місяця ми намагалися звести витрати на реагенти, амортизацію обладнання та роботу 35 лікарів у таблицях Excel. Це потребувало ручного введення даних з 3 різних систем обліку пацієнтів та складських залишків. Процес зайняв понад 30 робочих годин мого часу та вимагав постійних звірок з медсестрами. У результаті ми виявили похибку в 12% при розрахунку маржинальності послуг УЗД. Такий спосіб аналізу є вкрай повільним і заважає оперативно змінювати прайс-лист.

Найскладніше було врахувати перехресні витрати та змінні матеріали, які використовуються в різних кабінетах одночасно. Кожен лікар має свою ставку, а кожен аналіз — різний перелік розхідників, що постійно змінюються в ціні. Мені доводилося вручну перевіряти понад 500 рядків видаткових накладних щотижня. Відсутність єдиної системи призводила до того, що дані в обліку та реальні залишки на складі не збігалися. Це створювало хаос при підготовці щомісячного фінансового звіту для власника.

Основна причина складності полягає у відсутності автоматизації між МІС (медичною інформаційною системою) та бухгалтерським софтом. Дані доводилося копіювати вручну, що збільшувало ризик людської помилки на кожному етапі. Крім того, специфіка медицини вимагає дуже детальної деталізації витрат по кожному кейсу пацієнта. Коли у вас 35 співробітників і сотні пацієнтів на день, обсяг інформації стає критичним для однієї людини. Ми витрачали більше часу на збір цифр, ніж на їхній аналіз та стратегічне планування.

Ми вирішили найняти стороннього консультанта-аналітика, який за 45 000 гривень налаштував нам додаткові скрипти для вивантаження даних. Це дозволило трохи пришвидшити обробку інформації, але система все одно потребувала постійного ручного контролю. Загальні витрати на доопрацювання існуючого ПЗ та оплату додаткових годин персоналу склали близько $1,800 за квартал. Хоча це частково допомогло, ми все одно залишалися залежними від зовнішніх розробників. Рішення виявилося лише «пластиром» на глибокій рані неефективних процесів.

Це рішення не було крутим, бо воно не прибрало людський фактор і не забезпечило роботу в реальному часі. Скрипти часто «злітали» після оновлення основної програми, і нам доводилося знову платити за їх налаштування. Ми так і не отримали гнучких дашбордів, які б показували прибутковість кожного кабінету в режимі онлайн. Бухгалтерія все одно залишалася перевантаженою рутиною, замість того щоб займатися оптимізацією податків. Крім того, вартість підтримки цього «самопального» рішення була невиправдано високою для клініки нашого розміру.