45 годин щомісяця на звіти вручну — фінансовий менеджер витрачає на таблиці час, який коштує тисячі доларів

Минулого місяця я намагався звести докупи всі витрати на філери та препарати в Excel, бо дані з нашої медичної системи не збігалися з реальним залишком на складі. Я просидів три вечори в Google Sheets, намагаючись вирахувати маржинальність кожної процедури для наших восьми лікарів. Використовував вивантаження з банківських виписок та чеки від постачальників, щоб зрозуміти, куди йдуть гроші. У результаті я витратив майже 20 годин лише на те, щоб виявити розбіжність у 15 000 гривень. Це було виснажливо, бо кожна помилка в розрахунках впливає на бонуси персоналу та загальний бюджет клініки.

Найбільше дратує те, що дані розкидані по різних місцях: частина в медичній програмі, частина в блокнотах адміністраторів, а частина в моїх таблицях. Коли я знаходжу помилку, мені доводиться вручну перевіряти кожен запис за останні 30 днів. Це викликає величезну фрустрацію, бо замість стратегічного планування я працюю як друкарська машинка. Власник клініки нервує, бо не бачить реального чистого прибутку до середини наступного місяця. Така затримка заважає нам вчасно закуповувати нове обладнання або запускати рекламу на прибуткові послуги.

Системна проблема в тому, що наші інструменти не спілкуються між собою, а команда занадто мала, щоб наймати окремого аналітика. Ми використовуємо застарілу CRM-систему, яка не вміє автоматично рахувати собівартість медикаментів за методом середньозваженої ціни. Процес збору даних тримається на людському факторі, і адміністратори часто забувають вносити списання матеріалів. У нас немає єдиного стандарту звітності, тому кожна звірка перетворюється на ручне розслідування. Відсутність автоматизації змушує мене виконувати роботу трьох людей одночасно.

Я спробував частково автоматизувати процес через ChatGPT та макроси в Excel, щоб швидше обробляти виписки. Також ми найняли фрілансера-бухгалтера на аутсорс за 12 000 гривень на місяць, щоб він просто звіряв первинну документацію. Я створив спільну дошку в Trello для контролю закупівель, але це лише додало роботи з копіювання даних. Загалом це рішення коштувало нам близько 400 доларів щомісяця додаткових витрат. Проте це не вирішило проблему швидкості, бо дані все одно надходять із затримкою.

Це рішення було лише тимчасовим пластирем на глибоку рану, бо воно не прибрало ручну працю. Фрілансер теж робить помилки, а ChatGPT допомагає лише з формулами, але не збирає дані докупи автоматично. Кожного разу, коли ми додаємо нову послугу в прайс, мені доводиться перенастроювати всю систему вручну. Це абсолютно немасштабовано, бо якщо ми відкриємо ще один кабінет, я просто поховаю себе під цими паперами. Ми продовжуємо витрачати гроші на підтримку хаосу замість того, щоб один раз побудувати надійну систему.