120 годин на звіти для страхових щомісяця — бухгалтерська рутина, яка вбиває розвиток клініки MultiMed

Минулого місяця ми знову застрягли у звірках із п'ятьма страховими партнерами, бо дані з медичної системи не сходилися з їхніми реєстрами. Я особисто провела три дні в Excel, зводячи понад 400 візитів пацієнтів вручну, щоб виставити рахунки на суму 850 000 гривень. Ми використовуємо Google Sheets для проміжних розрахунків, але це жахливо незручно, коли у клініці працює 85 людей. Навіть ChatGPT не допомагав, бо дані конфіденційні, і я боялася завантажувати їх у відкриті чати. Зрештою, ми витратили купу часу просто на те, щоб знайти помилку в 200 гривень у великій таблиці.

Найбільш виснажливим було те, що кожна страхова має свій формат звітності, і мені доводилося переформатовувати дані під кожного партнера окремо. Я відчувала неймовірну фрустрацію, бо замість стратегічного планування бюджету клініки я працювала як звичайний оператор вводу даних. Команда бачила мою нервозність, і це створювало напружену атмосферу в офісі. Через затримку у звірках ми отримали виплати на тиждень пізніше, що ледь не призвело до касового розриву при виплаті зарплат персоналу.

Системна проблема полягає у відсутності єдиного містка між нашою внутрішньою програмою та бухгалтерським софтом. Наша медична система застаріла і не має гнучкого експорту, тому ми змушені робити все напівручним методом. У нас в штаті немає окремого фінансового аналітика, а наймати нову людину на зарплату в 30 000 гривень зараз недоцільно. Процес побудований на 'мистику' та інтуїції, що робить нас критично залежними від моєї присутності на робочому місці.

Ми спробували найняти фрілансера-програміста на платформі Freelancehunt, щоб він написав нам макрос для Excel. Це коштувало нам близько 15 000 гривень за розробку та ще тиждень мого часу на пояснення технічного завдання. Спочатку здавалося, що це спрацює, і ми навіть змогли автоматизувати частину сортування за спеціалізаціями лікарів. Ми також почали використовувати Trello для контролю статусів оплати рахунків від страхових, щоб хоча б бачити загальну картину заборгованості.

Це рішення виявилося дуже крихким, бо будь-яка зміна у форматі звіту від страхової компанії 'ламала' весь макрос. Нам доводилося знову кликати фрілансера, платити йому за правки, і це ставало нескінченною історією витрат. Це не масштабується, бо коли ми захочемо додати шосту страхову компанію, нам доведеться переписувати все з нуля. Рішення не інтегроване з штучним інтелектом, тому воно не може самостійно знаходити аномалії або помилки в ПІБ пацієнтів чи кодах послуг.