45 годин на звірку оплат вручну щомісяця — Злата втомилася від хаосу в таблицях клініки

Минулого місяця я знову застрягла в Excel на три дні, намагаючись звести дані з нашої медичної системи та банківських виписок. У клініці 18 співробітників, і в кожного своя складна система бонусів від наданих послуг, що генерує понад 500 транзакцій щомісяця. Я використовую Google Sheets та формули, але через помилки в ручному введенні нам довелося доплачувати лікарям 12 000 гривень коригувань. Це забирає купу часу, який я могла б витратити на фінансове планування розвитку нашої мережі. Навіть ChatGPT не допомагає, бо дані розкидані по різних файлах і форматах.

Найжахливіше — це емоційне виснаження від постійного страху припуститися помилки в цифрах. Коли лікар приходить і каже, що йому не дорахували 500 гривень за консультацію, я почуваюся винною, хоча проблема в системі. Це створює напружену атмосферу в колективі та підриває довіру до керівництва клініки. Через цю рутину я працюю понаднормово, часто залишаюся в офісі до дев'ятої вечора, що призводить до професійного вигорання. Бізнес втрачає гроші через неточне відображення маржинальності окремих процедур.

Системна причина полягає у відсутності єдиної інтеграції між нашою обліковою програмою та фінансовим файлом. У нас застарілий процес передачі даних: адміністратор заповнює одну таблицю, я іншу, а реальні гроші приходять на рахунок у зовсім іншому звіті. Нам не вистачає автоматизованого містка, який би об'єднував ці дані без моєї участі. Зараз ми масштабуємося, пацієнтів стає більше, а мій ресурс як фінансового менеджера залишився на рівні маленького кабінету. Процес просто не розрахований на такий обсяг операцій.

Ми спробували найняти помічника бухгалтера на пів ставки за 15 000 гривень на місяць, щоб він просто переносив дані з однієї таблиці в іншу. Також я купила преміум-підписку на спеціальний сервіс для автоматизації виписок, що коштує близько 2 500 гривень щомісяця. Тобто загалом ми витрачаємо майже 17 500 гривень лише на те, щоб цифри в документах збігалися з реальністю. Це рішення допомогло трохи розвантажити мій вечір, але помилки через людський фактор все одно трапляються. Фактично ми просто закрили дірку в бюджеті новими витратами.

Це рішення абсолютно не масштабується, бо з ростом кількості пацієнтів нам доведеться наймати ще більше людей для ручної роботи. Помічник часто помиляється так само як і я, тому мені все одно доводиться все перевіряти за ним. Це дорого і не розв'язує проблему фундаментально — ми продовжуємо працювати в минулому столітті. Витрачати майже 500 доларів щомісяця на просту перекладку паперів у цифровій формі — це неефективно для приватної клініки. Нам потрібен інтелект, а не просто зайві руки.