45 годин на перевірку медичних ліцензій щомісяця — рутина, яка випалює HR-менеджера маленької клініки

Минулого місяця нам терміново знадобився дитячий кардіолог, і це був справжній виклик. Я вручну переглянула близько 150 профілів на порталах пошуку роботи та у професійних спільнотах, використовуючи таблиці в Google Sheets для відстеження статусів. Витратила на це 40 годин робочого часу, що при моїй ставці коштує клініці приблизно 12000 гривень лише за етап скринінгу. Для комунікації використовувала стандартні месенджери, але хаос у листуванні призвів до того, що ми ледь не втратили сильного кандидата. Весь процес відбору до моменту підписання оффера зайняв три тижні інтенсивної роботи.

Найважче — це перевірка специфічних медичних сертифікатів та відповідності кваліфікаційним вимогам МОЗ. Я відчувала величезну втому від того, що доводилося вручну порівнювати дати на сканах документів із нашими внутрішніми чек-листами. Було страшно припуститися помилки, адже для приватної медицини це ризик втрати ліцензії або величезних штрафів. Через цю рутину я не встигала займатися внутрішньою культурою клініки, і лікарі почали скаржитися на брак уваги від менеджменту.

Системна проблема полягає у відсутності єдиної бази знань та автоматизованої системи перевірки документів у нашій команді з 8 людей. Ми досі використовуємо паперові теки або розрізнені файли в Notion, які не інтегровані між собою. Процеси застарілі, і кожен новий найм перетворюється на винайдення колеса з нуля. У нас немає виділеного бюджету на дорогі рекрутингові платформи, тому все тримається на моїх плечах і ручному внесенні даних.

Я спробувала делегувати частину роботи фрілансеру-рекрутеру, заплативши за разовий підбір 15000 гривень. Також почала використовувати безкоштовну версію ChatGPT для написання текстів вакансій, щоб хоч трохи зекономити час на копірайтингу. Це допомогло закрити одну позицію, але сумарно ми витратили понад 700 доларів на залучення зовнішнього фахівця та мій час. Рішення було швидким, але вдарило по бюджету нашої невеликої клініки.

Фрілансер не розуміє внутрішньої кухні нашої клініки, тому багато кандидатів були нерелевантними за цінностями. Це рішення абсолютно не масштабується: наступного разу, коли нам знадобиться лор або педіатр, я знову опинюся в тій самій точці. Гроші витрачені, а системного інструменту, який би прискорив мою роботу в майбутньому, не з'явилося. Використання ChatGPT без налаштованих промптів давало занадто сухі тексти, які не приваблювали топових спеціалістів.