Як HR-менеджер клініки у Вінниці економить 40 годин на місяць при наймі 8 лікарів

Минулого місяця ми терміново шукали двох педіатрів та кардіолога, щоб розширити прийом до 120 пацієнтів на день. Я особисто переглянула понад 250 резюме на порталах Work.ua та LinkedIn протягом двох тижнів. Мені довелося провести 18 первинних телефонних інтерв'ю, щоб відібрати лише 5 кандидатів для зустрічі з головним лікарем. Весь цей процес зайняв близько 45 робочих годин, що відволікло мене від адаптації нових співробітників. В результаті ми закрили вакансії, але темп роботи команди впав на 15% через мою завантаженість.

Найскладнішим виявився етап первинного скринінгу та перевірки сертифікатів медичної освіти кожного кандидата. Багато претендентів вказують неактуальні дані, тому мені доводилося вручну перевіряти реєстри та телефонувати на попередні місця роботи. Кожне таке резюме забирало до 30 хвилин мого часу на технічну рутину замість оцінки софт-скілів. Оскільки наша клініка працює вже 6 років, ми маємо високі стандарти, і знайти відповідну людину серед маси некваліфікованих відгуків було справжнім викликом. Крім того, графік лікарів дуже щільний, і узгодити час співбесід було майже неможливо.

Це було складно, бо в медичній галузі Вінниці існує великий дефіцит кадрів, і хороші спеціалісти не шукають роботу активно. Мені доводилося займатися «холодним» пошуком та переконувати лікарів перейти до нас, що вимагає глибокої аналітики ринку. У мене немає автоматизованої системи для трекінгу кандидатів, тому всі записи велися в Excel-таблицях, які постійно плуталися. Відсутність єдиної бази з історією комунікацій робила процес хаотичним та виснажливим. Кожен пропущений дзвінок від потенційного лікаря — це втрачений час на запуск нового кабінету.

Ми вирішили залучити зовнішню рекрутингову агенцію, яка спеціалізується на медичному персоналі, щоб вони зробили пре-скринінг. За їхні послуги ми заплатили близько 45 000 гривень за три закриті вакансії, що є значною сумою для нашого бюджету. Вони надали нам короткий список із 6 кандидатів, з якими я вже проводила фінальні співбесіди. Це зекономило мені близько 30 годин чистого часу, але фінансові витрати виявилися вищими, ніж ми планували. Також ми витратили ще 5 000 гривень на платне просування вакансій у соціальних мережах.

Хоча ми знайшли людей, вартість залучення одного лікаря виявилася занадто високою для нашого бюджету HR-відділу. Агенція не завжди розуміла внутрішню культуру нашої клініки «Здоров'я+», тому двоє з запропонованих кандидатів зовсім не вписалися в команду з 8 осіб. Мені все одно довелося переробляти частину їхньої роботи та уточнювати деталі, які вони пропустили під час інтерв'ю. Це рішення було разовим «гасінням пожежі», а не системним покращенням нашого процесу найму. В майбутньому нам потрібно щось дешевше і більш підконтрольне саме мені як HR-менеджеру.