Як HR клініки на 70 співробітників скоротила час на підбір медичного персоналу на 45% та зекономила 2500 доларів

Минулого місяця нам терміново знадобилося закрити 3 вакансії медсестер та знайти одного гастроентеролога для стаціонару на 40 ліжок. Я витратила понад 40 годин чистого часу на перегляд 150+ нерелевантних резюме та проведення 12 первинних співбесід. Окрім цього, довелося вручну перевіряти сертифікати та ліцензії кожного кандидата, що забирало близько 2 годин на особу. Через затримку в наймі наявний персонал працював у півтори зміни, що призвело до 2 заяв на звільнення за власним бажанням. Врешті-решт, процес затягнувся на 45 днів, що критично для приватної клініки.

Найскладнішим виявився етап фільтрації кандидатів, оскільки на посади медсестер відгукувалося багато людей без відповідного досвіду в стаціонарі. Мені доводилося самостійно телефонувати кожному, щоб уточнити наявність чинної категорії та досвід роботи з конкретним обладнанням. Координація графіків співбесід з головним лікарем теж перетворилася на логістичне пекло через його постійну зайнятість в операційній. Ми втрачали найкращих спеціалістів, бо вони отримували оффери від конкурентів швидше, ніж ми встигали призначити другу зустріч. Також було важко об'єктивно оцінити софт-скіли кандидатів на етапі телефонного скринінгу.

Це було складно, бо в нашій клініці «Здоров'я Плюс» всі процеси найму досі трималися на ручних таблицях Excel та листуванні в месенджерах. У мене немає автоматизованої системи, яка б відсіювала кандидатів за ключовими навичками або терміном дії медичного сертифіката. Галузь медицини вимагає специфічних перевірок, які неможливо делегувати звичайним рекрутинговим сервісам без втрати якості. Крім того, навантаження на одного HR-менеджера при штаті у 70 людей є занадто високим, коли потрібно поєднувати кадрове діловодство та активний рекрутинг. Відсутність єдиної бази талантів змушувала кожного разу починати пошук з нуля.

Ми вирішили залучити зовнішню рекрутингову агенцію, що спеціалізується на фармації та медицині, щоб терміново закрити вакансії. Це коштувало клініці близько 1800 доларів за підбір чотирьох фахівців, що дорівнює одній місячній зарплаті кожного найнятого працівника. Додатково ми витратили 300 доларів на преміальне розміщення вакансій на медичних порталах та в профільних спільнотах Facebook. Я також витратила 400 доларів на оплату понаднормових годин для наявних медсестер, щоб покрити дефіцит кадрів під час пошуку. Загалом витрати на це разове рішення склали 2500 доларів без урахування мого робочого часу.

Це рішення було лише тимчасовим «пластирем», який не усунув корінь проблеми в наших внутрішніх процесах. Ми витратили значний бюджет, який могли б інвестувати в навчання персоналу або нове обладнання для поліклініки. Агенція передала нам кандидатів, але не залишила інструментів для подальшої самостійної роботи, тому наступна вакансія знову стане кризою. Я не отримала жодної автоматизації: рутина з документами та скринінгом залишилася на моїх плечах. Крім того, кандидати від агентства не завжди ідеально вписувалися в нашу корпоративну культуру, бо зовнішні рекрутери не знають внутрішньої кухні стаціонару.