120 годин на переписування паперових карток щомісяця — адміністратори просто вигорають та звільняються

Минулого місяця ми намагалися структурувати дані після лабораторних досліджень для 400 пацієнтів через Google Sheets та Notion. Зараз у моїй команді 18 людей, і двоє адміністраторів витрачали по 4 години щодня суто на копіювання цифр з PDF-файлів у внутрішню систему. Ми навіть пробували ChatGPT для швидкого виділення ключових показників, але це все одно вимагало ручної перевірки кожної операції. Загалом цей процес обійшовся клініці приблизно у 45 000 гривень лише за оплату робочих годин персоналу. Це величезні витрати часу, які не приносять прямого прибутку.

Найскладніше — це людський фактор та хронічна втома персоналу через монотонність. Коли адміністратор після шести годин роботи припускається помилки в дозуванні або назві показника, це ставить під загрозу репутацію всієї клініки. Я бачила справжню фрустрацію в очах дівчат, вони відчували себе роботами, а не кваліфікованими працівниками. Через таку рутину ми втратили досвідченого адміністратора, і пошук заміни коштував нам ще 15 000 гривень на рекрутинг. Це замкнене коло, яке витягує ресурси та енергію з команди.

Системна проблема полягає у відсутності єдиного автоматизованого містка між лабораторією та нашою CRM-системою. Наші інструменти застарілі, а перехід на складне медичне ПЗ коштує десятки тисяч доларів, що занадто дорого для команди з 18 людей. Процеси налаштовані так, що кожна нова довідка потребує ручного втручання, бо формати файлів постійно змінюються. У нас просто немає штатного IT-спеціаліста, який міг би це автоматизувати, тому все тримається на «милицях» та терпінні людей. Це класична проблема малого медичного бізнесу в Україні.

Ми вирішили найняти фрілансера-розробника, щоб він написав скрипт для парсингу даних, і заплатили за це близько 800 доларів. Окрім цього, ми купили розширену підписку на сервіс розпізнавання тексту та виділили додаткову премію старшій медсестрі за контроль цього процесу. Використовували Trello для відстеження статусів кожної картки, щоб нічого не загубилося в пошті. Загалом разові інвестиції разом із часом на налаштування склали близько 1 200 доларів. Це допомогло лише частково, бо скрипт постійно ламався при зміні шаблонів.

Це рішення виявилося абсолютно немасштабованим і занадто крихким для щоденної роботи. Кожного разу, коли лабораторія оновлювала дизайн своїх бланків, наш скрипт ставав марним, і ми знову поверталися до ручного введення в Excel. Ми витратили гроші на розробку, яка не має гнучкості та потребує постійних платних допрацювань з боку фрілансера. Це не звільнило персонал від стресу, а лише додало технічного головного болю мені як керівнику. Ми досі витрачаємо занадто багато коштів на підтримку процесу, який мав би працювати сам по собі.