120 годин на місяць на ручне сортування результатів аналізів — операційка, яка вбиває розвиток мережі

Минулого місяця ми намагалися оптимізувати логістику між нашими п'ятьма точками через звичайні таблиці в Гугл Шітс. Я витратила близько сорока годин робочого часу, щоб вручну звести графіки вісімнадцяти співробітників та маршрути кур'єрів. Використовували Трелло для контролю статусів, але інформація постійно запізнювалася. На це адміністрування ми фактично витратили близько двадцяти п'яти тисяч гривень лише моєї зарплати. Результат був посередній, бо людський фактор нікуди не зник.

Найбільше дратує постійна необхідність перевіряти все по три рази, щоб не було накладок у змінах лаборантів. Коли хтось іде на лікарняний, уся система в таблицях просто сиплеться, і я відчуваю справжню паніку. Через помилки в розкладі ми затримали видачу результатів для десяти пацієнтів, що викликало шквал негативу в соцмережах. Це виснажує емоційно, бо замість стратегії я займаюся гасінням пожеж. Бізнес втрачає лояльність клієнтів, яку ми будували роками.

Проблема системна, бо ми виросли з формату однієї лабораторії, а інструменти управління залишилися на рівні стартапу. У нас немає єдиної автоматизованої системи, яка б поєднувала медичну інформаційну систему та внутрішній менеджмент. Нам не вистачає окремого адміністратора-логіста, але бюджет не дозволяє найняти ще одну людину на повну ставку. Старі інструменти просто не витримують навантаження при масштабуванні на п'ять філій. Процеси тримаються на моїй пам'яті та купі клаптикових рішень.

Ми спробували частково автоматизувати звіти через ЧатДжіпіті, завантажуючи туди вивантаження з таблиць для аналізу ефективності. Також найняли фрілансера за двісті п'ятдесят доларів, щоб він налаштував нам базові сповіщення в Телеграм через Запіер. Це трохи допомогло з комунікацією, але не вирішило проблему глобально. Загалом витратили на ці спроби близько п'ятисот доларів, враховуючи платні підписки. Це було швидке рішення «пластирем», щоб закрити дірку в процесі.

Фрілансер зробив налаштування, які тепер ніхто в команді не може самостійно змінити чи масштабувати. Як тільки нам потрібно додати нову лабораторію або змінити регламент, система ламається. ЧатДжіпіті допомагає з текстами, але не бачить реальну картину залишків реагентів у реальному часі. Це рішення не є масштабованим і вимагає постійної моєї уваги для підтримки працездатності. Ми просто платимо за тимчасовий спокій, який може закінчитися будь-якої миті.